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Gästeverzeichnis und Meldezettel: wen Sie binnen 24 Stunden eintragen

Elena Sitki · Betrieb im Gästehaus GreenSLO und Öffentlichkeitsarbeit für ReceptionGO
Veröffentlicht am 27. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

Informativer Artikel, keine Rechts- oder Steuerberatung. Sätze, Fristen und Verfahren hängen am Bundesland und an der Gemeinde. Prüfen Sie die aktuelle Fassung im Rechtsinformationssystem, bei Ihrer Gemeinde, Ihrem Tourismusverband oder Ihrer Steuerberatung.

Wer in einem Beherbergungsbetrieb in Österreich Unterkunft nimmt, muss sich unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden, im Gästeverzeichnis anmelden. Sie erfassen Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Adresse, bei ausländischen Gästen auch die Daten des Reisedokuments. Der Gast bestätigt die Richtigkeit mit seiner Unterschrift. Bei der Abreise tragen Sie die Abmeldung ein.

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Gäste sagen Meldezettel, die Gemeinde sagt Gästeblatt, das Gesetz sagt Gästeverzeichnis. Gemeint ist dieselbe Pflicht, und sie gilt in ganz Österreich, vom Privatzimmer in der Wachau bis zum Berghotel am Arlberg. Sie hängt nicht daran, ob Sie ein Gewerbe angemeldet haben. Hotels, Gasthöfe, Pensionen, Ferienwohnungen, Privatzimmer, Hostels, Campingplätze und Almhütten, die Gäste beherbergen, legen das Verzeichnis auf.

Welche Daten auf das Blatt gehören

Die Anmeldung ist erfolgt, sobald dem Betrieb Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Adresse samt Postleitzahl bekannt sind. Bei ausländischen Gästen kommen Art, Nummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde des Reisedokuments dazu. Der Gast bestätigt die Richtigkeit mit seiner Unterschrift. Mitreisende im familiären Verbund tragen Sie mit Familienname, Vorname und Geburtsdatum ein. Seit 1. November 2023 gibt es ein neues Gästeverzeichnisblatt als Anlage A zur Meldegesetz-Durchführungsverordnung. Die alten Blätter dürfen seit 1. November 2024 nicht mehr verwendet werden. Das Format dürfen Sie anpassen, der Inhalt nicht.

24 Stunden, dann die Abmeldung

Der Gast meldet sich unverzüglich, jedenfalls binnen 24 Stunden nach dem Eintreffen. In der Praxis sind Sie es, der das Blatt bereithält: um Mitternacht an der Tür steht niemand von der Bezirkshauptmannschaft, aber bei der Kontrolle fehlt der Eintrag Ihnen. Sobald die Unterkunft aufgegeben wird, melden Sie den Gast durch einen Eintrag ab. Wer länger als zwei Monate bleibt, unterliegt zusätzlich der allgemeinen Meldepflicht, spätestens am dritten Tag nach Ablauf der zwei Monate. Das ist eine andere Meldung als das Gästeblatt und ersetzt es nicht.

Elektronisch ist erlaubt, die Nummerierung auch

Sie führen das Verzeichnis mit automationsunterstützter Datenverarbeitung oder als Blattsammlung, die die Meldebehörde gefertigt hat. In ein elektronisches Verzeichnis kommen die Daten auf einem von drei Wegen: Sie halten das Schriftbild samt Unterschrift fest, Sie erfassen die Daten und übernehmen die Unterschrift von einem Pad, oder der Gast signiert qualifiziert elektronisch. Jeder Eintrag hat eine laufende, nicht veränderbare Nummer. Viele Tourismusverbände nehmen dieselben Daten über feratel Deskline, CapCorn oder ein kommunales System entgegen, weil daraus auch die Nächtigungsstatistik und oft die Gästekarte entstehen. Die Pflicht gegenüber der Meldebehörde bleibt Ihre, auch wenn der Verband die Technik stellt. Wie die Übergabe läuft, steht unter digitales Gästeblatt.

Familie, Reisegruppe, Camping

Eine Reisegruppe ab acht Gästen kann über den Reiseleiter laufen. Er legt bei der Unterkunftnahme eine Sammelliste vor, mit Namen und Staatsangehörigkeit und bei ausländischen Gästen Art, Nummer und Ausstellungsbehörde des Dokuments, und bestätigt sie mit seiner Unterschrift. Das gilt nur, wenn die Gruppe nicht länger als zwei Wochen gemeinsam im selben Betrieb wohnt. Der Reiseleiter selbst ist nicht ausgenommen. Auf einem Campingplatz ist der Gast im Wohnwagen, Mobilheim oder Zelt derselbe Meldepflichtige wie im Hotelzimmer. Die Ortstaxe ist eine zweite Pflicht und steht unter Ortstaxe und Nächtigungsabgabe. Welche Daten Sie darüber hinaus speichern dürfen, klärt DSGVO und Ausweisdaten.

Was bei einer Kontrolle daliegt

• Das aktuelle Blatt oder das elektronische Verzeichnis mit fortlaufender Nummer.
• Die Unterschrift in einer der drei zulässigen Formen, nicht nur ein Hakerl.
• Die Abmeldung zum Tag, an dem der Gast die Unterkunft aufgegeben hat.
• Beiblätter und Sammellisten der Gruppen, die in dieser Saison da waren.