Start · Blog · Regeln und Pflichten

Digitaler Meldeschein: wer ihn seit 2025 noch ausfüllt, welche Daten hineingehören und wann die Unterschrift entfällt

Sergej Sitki · Gründer von ReceptionGO und Gastgeber
Veröffentlicht am 28. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit

Informativer Artikel, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall prüfen Sie die Satzung Ihrer Gemeinde, das zuständige Amt oder Ihre Steuerberatung.

Seit dem 1. Januar 2025 füllen Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit keinen besonderen Meldeschein mehr aus. Ausländische Gäste, auch aus der EU, unterschreiben ihn am Ankunftstag, nachdem Sie den Ausweis abgeglichen haben. Elektronisch geht das nur über Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, den elektronischen Identitätsnachweis oder das Auslesen von eID-Karte oder Aufenthaltstitel vor Ort. Eine Checkbox genügt nicht. Die Daten bleiben ein Jahr ab Abreise gespeichert.

Wir helfen Ihnen kostenlos, Check-in, Kurtaxe und Rechnung einzurichten. →

Der Papierbogen an der Rezeption ist seit dem 1. Januar 2025 für deutsche Gäste abgeschafft. Geblieben ist er für alle anderen, und geblieben ist die Versuchung, ihn durch ein Formular mit einem Haken zu ersetzen. Genau das lässt § 29 des Bundesmeldegesetzes nicht zu. Wer eine Pension, eine Ferienwohnung oder ein kleines Hotel führt, braucht den Unterschied zwischen „digital erfasst“ und „gesetzlich bestätigt“.

Wer einen Meldeschein braucht

Beherbergungsstätten, die gewerbs- oder geschäftsmäßig Gäste aufnehmen, halten besondere Meldescheine bereit. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt die Pflicht nur noch für ausländische Personen. Gemeint ist die Staatsangehörigkeit, nicht der Wohnsitz und nicht der Reisepass als solcher.

• Deutscher Gast: kein besonderer Meldeschein. Die Kurtaxe Ihrer Gemeinde kann trotzdem anfallen, sie stützt sich auf das Kommunalabgabenrecht, nicht auf das Melderecht.
• Gast ohne deutsche Staatsangehörigkeit: Meldeschein am Tag der Ankunft, plus Vorlage eines gültigen Passes oder Passersatzes.
• Mitreisende ausländische Ehe- oder Lebenspartner und minderjährige Kinder: nur der Zahl nach.
• Reisegesellschaft mit mehr als zehn Personen: nur der Reiseleiter unterschreibt und gibt Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden an.

Ausgenommen sind unter anderem Betriebs- und Vereinsheime für die eigenen Leute, bestimmte Bildungseinrichtungen und Jugendherbergen sowie Berghütten anerkannter Träger der Jugendarbeit (§ 29 Absatz 6). Eine gewerbliche Pension, ein Gasthof oder ein Hostel außerhalb dieser Träger fällt nicht unter die Ausnahme.

Welche Angaben auf den Schein gehören

§ 30 Absatz 2 zählt die Felder abschließend auf. Mehr dürfen Sie für den Meldeschein nicht erheben, soweit das Landesrecht für den Kurbeitrag nicht weitere Angaben erlaubt:

Sie vergleichen die Angaben mit dem Identitätsdokument. Stimmen sie nicht, vermerken Sie das. Legt der Gast kein gültiges Dokument vor, vermerken Sie auch das. Wegschauen ist keine Lösung, die das Gesetz vorsieht. Was Sie darüber hinaus mit einem Foto des Passes tun dürfen, steht im Beitrag Datenschutz bei Gästedaten.

So erledigen Sie den Meldeschein

Der Normalfall bleibt die handschriftliche Unterschrift am Ankunftstag. Elektronisch ist die Pflicht nur erfüllt, wenn der Gast die Daten am Tag der Ankunft bestätigt und dabei einen von drei Wegen nutzt:

1. Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes. Sie speichern die zweckgebundene Zuordnungsnummer des Zahlungsmittels zusammen mit den Meldeangaben. Eine Zahlung, die schon Wochen vorher über die Plattform gelaufen ist und bei Ihnen nie als kartengebundener Vorgang mit dieser Authentifizierung ankommt, ersetzt die Unterschrift nicht.
2. Elektronischer Identitätsnachweis nach dem eID-Karte-Gesetz oder dem Aufenthaltsgesetz.
3. Vor-Ort-Auslesen der eID-Karte oder des Aufenthaltstitels. Ein Foto mit der Handykamera ist kein Auslesen des Chips.

Wer ein anderes Verfahren anbieten will, kann beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Zulassung zur Erprobung beantragen, höchstens für fünf Jahre, mit vergleichbarem Sicherheitsniveau. Solange diese Zulassung nicht vorliegt, bleiben es die drei Wege.

Aufbewahren, vorlegen, löschen

Papier und elektronische Daten: ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach innerhalb von drei Monaten vernichten oder löschen. Auf Verlangen legen Sie Papier zur Einsicht vor und elektronische Daten maschinenlesbar. Eine Routineübermittlung an die Polizei ist nicht vorgesehen. Für das elektronische Verfahren gelten zusätzlich die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datenschutz-Grundverordnung, damit die Meldeangaben nur für diesen Zweck verarbeitet werden.

Die Kurtaxe hängt nicht am Meldeschein. Viele Satzungen haben die Abgabe früher über den Durchschlag des Scheins erhoben. Seit 2025 müssen sie die deutschen Gäste anders erfassen. Die Abgabe selbst bleibt zulässig. Wie Sie Kurtaxe und Bettensteuer auseinanderhalten, steht unter Kurtaxe und Beherbergungssteuer.

Was am Anreisetag erledigt sein muss

• Deutsche Gäste ohne Meldeschein, ausländische mit den acht Feldern.
• Ausweis abgeglichen, Abweichung vermerkt.
• Unterschrift oder einer der drei elektronischen Wege, datiert auf den Ankunftstag.
• Zahlungsreferenz gespeichert, wenn der Weg über die Karte läuft.
• Löschung ein Jahr nach Abreise, plus höchstens drei Monate.