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Plantillas de mensajes para huéspedes: de la reserva a la reseña, con portería y registro, en español e inglés

Con siete mensajes cubre casi cualquier estadía: confirmación, enlace de registro en línea unos días antes, instrucciones de llegada con la portería, bienvenida con el código cuando todos se registraron, un mensaje a la mañana siguiente, recordatorio de salida y agradecimiento con reseña. Envíelos por el chat de la reserva: queda constancia y cumple las normas del canal.

Mensajes que salen solos en el chat de cada reserva, en el idioma del huésped. →

La mayoría de los mensajes que recibe un anfitrión son la misma pregunta: «¿a qué hora puedo entrar?», «¿qué le digo al portero?», «¿cuál es la clave del wifi?». Si la respuesta llega antes de que la hagan, el huésped no escribe y usted no contesta a medianoche. Estas plantillas sirven tal cual: copie, cambie lo que va entre llaves y prográmelas.

Anfitrión en el sofá por la noche responde a los mensajes de los huéspedes en el móvil

Cuándo enviar cada mensaje

1al reservar 23–5 días antesregistro en línea 3día antesportería 4registro completocódigo y wifi 5mañana siguiente¿todo bien? 6tarde antesdel check-out 7tras la salidareseña El mensaje 4 no va por reloj: sale cuando el último huésped de la reserva termina el registro.
Programe los mensajes por evento (reserva, llegada, salida, registro completado), no por fecha fija: así sirven para cualquier reserva.

El mensaje 2 lleva el enlace del registro: qué datos pide la ley y para qué, en las guías de la TRA y del SIRE. Si viaja un menor, la Ley 2068 prohíbe alojarlo sin al menos uno de sus padres o responsables, o su autorización: por eso el mensaje pide sus documentos. Y que el código del mensaje 4 salga solo con todos registrados es la regla de oro del check-in sin llaves.

Las siete plantillas

1. Confirmación de la reserva (al reservar)

Español
¡Hola, {nombre}!

Gracias por reservar {alojamiento} del {fecha de llegada} al {fecha de salida}. El check-in es a partir de las {hora} y el check-out, hasta las {hora}.

Unos días antes de su llegada le enviaré un enlace para hacer el registro en línea: toma cinco minutos y así entra directo, sin esperas en portería.

Cualquier duda, me escribe por aquí.
{su nombre}
English
Hi {name},

Thanks for booking {property} from {arrival date} to {departure date}. Check-in is from {time} and check-out until {time}.

A few days before you arrive I'll send you a link to register online: it takes five minutes and saves you waiting at the front desk of the building.

Any questions, just message me here.
{your name}

2. Enlace del registro en línea (3–5 días antes de la llegada)

Español
Hola, {nombre}:

Ya puede hacer el registro en línea: {enlace}

Cada adulto escanea su cédula o pasaporte, y se registran también los menores. La ley colombiana nos obliga a reportar a cada huésped en la Tarjeta de Registro de Alojamiento del Ministerio y, si es extranjero, a Migración Colombia.

Si viaja con menores de edad, tenga a mano su documento: lo pedimos por ley para su protección.

Cuando todos estén registrados, le llega el código de la puerta.
English
Hi {name},

Your online registration is ready: {link}

Each adult scans their ID or passport, and children are registered too. Colombian law requires us to report every guest to the national tourism registry and, for foreign visitors, to Migración Colombia.

If you travel with minors, please have their documents at hand: we ask for them by law, for their protection.

Once everyone is registered, you'll receive the door code.

3. Cómo llegar y la portería (el día antes)

Español
¡Mañana lo esperamos, {nombre}!

Dirección: {dirección} ({enlace al mapa})
Conjunto: {nombre del conjunto}, torre {torre}, apartamento {número}.
En portería diga que viene al apartamento {número}: ya tienen su nombre en la lista.
Parqueadero: {indicaciones o «no incluido»}.

Desde el aeropuerto: {indicaciones}. Si su vuelo se retrasa, avíseme por aquí.
English
See you tomorrow, {name}!

Address: {address} ({map link})
Building: {building name}, tower {tower}, apartment {number}.
At the front desk say you're going to apartment {number}: your name is already on their list.
Parking: {directions or "not included"}.

From the airport: {directions}. If your flight is delayed, let me know here.

4. Bienvenida con el código (cuando todos se han registrado)

Español
¡Listo, {nombre}! Todos los huéspedes están registrados.

Código de la chapa: {código}
Válido desde las {hora} del {día de llegada} hasta las {hora} del {día de salida}.
Wifi: {red} / {contraseña}
Basuras: {indicaciones}
Emergencias: {teléfono} · Policía: 123

¡Que disfruten la estadía!
English
All set, {name}! Everyone is registered.

Door code: {code}
Valid from {time} on {arrival day} to {time} on {departure day}.
Wi-Fi: {network} / {password}
Rubbish: {instructions}
Emergencies: {phone} · Police: 123

Enjoy your stay!

5. ¿Todo bien? (la mañana siguiente a la llegada)

Español
Buenos días, {nombre}:

¿Todo bien en el apartamento? Si falta algo o algo no funciona, me cuenta ahora y lo solucionamos hoy mismo.
English
Good morning, {name},

Is everything OK in the apartment? If anything is missing or not working, tell me now and we'll fix it today.

6. Recordatorio de salida (la tarde antes del check-out)

Español
Hola, {nombre}:

Mañana el check-out es hasta las {hora}. Antes de salir, por favor:
– deje las llaves o el control en {lugar};
– saque la basura a {lugar};
– apague el aire acondicionado y cierre las ventanas.

¿Necesita salir más tarde? Pregúnteme y, si no llega nadie ese día, lo cuadramos.
English
Hi {name},

Check-out tomorrow is until {time}. Before you leave, please:
– leave the keys or remote in {place};
– take the rubbish to {place};
– switch off the air conditioning and close the windows.

Need a late check-out? Ask me and, if nobody arrives that day, we'll sort it out.

7. Gracias y reseña (el día del check-out o el siguiente)

Español
Gracias por quedarse con nosotros, {nombre}.

Esperamos que haya disfrutado {ciudad}. Si tiene un minuto, una reseña nos ayuda muchísimo.

¡Lo esperamos de nuevo!
English
Thank you for staying with us, {name}.

We hope you enjoyed {city}. If you have a minute, a review helps us a lot.

Hope to see you again!

En Airbnb, no incluya en la despedida el enlace a su página web ni datos de contacto: sus normas lo limitan. En Booking.com y en reservas directas sí puede recordar su página.

Cinco respuestas para incidencias

SituaciónMensaje
Falta el registro«Hola, {nombre}: aún falta el registro de {número} personas. Sin él no podemos activar el código; son cinco minutos aquí: {enlace}».
Corte de luz o de agua«Hay un corte de {luz/agua} en el sector, anunciado hasta las {hora}. La chapa funciona con pilas. Si necesita algo, me escribe».
Queja de ruido del conjunto«Hola, {nombre}: la administración nos avisa de ruido en el apartamento. Le recuerdo que desde las {hora} hay que respetar el descanso de los vecinos; está en las normas que aceptó. Gracias por su comprensión».
Vuelo retrasado«No se preocupe: el código funciona a cualquier hora desde las {hora} y la portería está 24 horas. Escríbame cuando aterrice».
Daños después de la salida«Hola, {nombre}: al revisar el apartamento encontramos {daño} (le adjunto fotos). La reparación cuesta {valor}, según el soporte adjunto. ¿Cómo prefiere que lo resolvamos?».

Si el problema es el ruido o las fiestas, en convivencia, ruido y huéspedes explicamos qué puede hacer la administración y qué la policía.

Lo que no conviene escribir

Preguntas frecuentes

¿Usted o tú con los huéspedes?

En Colombia el usted es lo más seguro con un desconocido, sobre todo por escrito. Con huéspedes jóvenes o de hostal, el tú también funciona. Lo importante es no mezclar los dos en la misma conversación.

¿Puedo mandar el enlace de registro por WhatsApp?

Sí, si el huésped le dio su número, pero envíelo también por el chat de la reserva. Queda constancia en la plataforma y no depende de que el número esté bien.

¿Qué le digo a la portería?

Envíe a la administración o a la portería, antes de cada llegada, la lista de huéspedes con nombres, documentos y fechas, como lo pida el reglamento del conjunto. En el mensaje de llegada, dígale al huésped que su nombre ya está en la lista.

¿En qué idiomas escribo?

Como mínimo en español e inglés. Si recibe muchos brasileños, vale la pena traducir al portugués al menos el mensaje de llegada, que es el que más preguntas evita.

¿Cuándo pido la reseña?

En el mensaje de despedida, el mismo día del check-out o al día siguiente. Nunca ofrezca descuentos a cambio de una buena reseña: las plataformas lo prohíben.

Programe sus mensajes una sola vez

Bienvenida, enlace de registro, instrucciones de llegada y despedida salen solos en el chat de Booking.com o Airbnb, y el asistente IA responde las preguntas de siempre a cualquier hora. 30 días gratis.

Empezar gratis

Fuentes

  1. Ley 2068 de 2020, artículo 33 (alojamiento de menores) — Normograma DIAN
  2. Migración Colombia — ABC del Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE)
  3. Airbnb — Centro de ayuda para anfitriones

Normas revisadas por última vez el 16 de octubre de 2026.