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E-Rechnung in der Beherbergung: was Sie seit 2025 empfangen und ab wann Sie sie ausstellen müssen

Sergej Sitki · Gründer von ReceptionGO und Gastgeber
Veröffentlicht am 1. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Informativer Artikel, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall prüfen Sie die Satzung Ihrer Gemeinde, das zuständige Amt oder Ihre Steuerberatung.

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Privatgäste bekommen weiter PDF oder Papier. An andere Unternehmer gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Kleinunternehmer stellen keine E-Rechnung aus. Bis 250 Euro bleibt die Kleinbetragsrechnung.

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Die E-Rechnung wird in Vermietergruppen so diskutiert, als müsste ab morgen jeder Meldeschein ein XML sein. Das Gesetz meint etwas Engeres. Es geht um Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen, und es geht zuerst um den Empfang, nicht um den Gast an der Tür.

Empfangen seit 2025, senden mit Frist

Seit dem 1. Januar 2025 muss ein inländischer Unternehmer eine E-Rechnung empfangen können. Das Bundesfinanzministerium sagt ausdrücklich, dass ein E-Mail-Postfach dafür ausreicht. Sie brauchen kein Portal der Finanzverwaltung und kein Extra-Zertifikat, um eine Lieferantenrechnung anzunehmen. Sie brauchen eine Adresse, die jemand liest, und eine Ablage, die den Beleg wiederfindet.

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, ist gestaffelt:

Wer keine E-Rechnung ausstellen muss

• Rechnungen an Endverbraucher. Der Gast, der privat urlaubt, bekommt weiter PDF oder Papier. Das ist der Alltag von Ferienwohnung, Pension und Gasthof.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, über § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Die Ausnahme endet, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln.
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, darunter die echte steuerfreie Wohnungsvermietung. Die kurzfristige Beherbergung zum Satz von 7 Prozent gehört nicht in diese Liste.
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und bestimmte Fahrausweise.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine.

Ein Firmengast, der die Übernachtung dem Arbeitgeber in Rechnung stellen lässt und selbst Unternehmer ist, fällt unter die Regeln zwischen Unternehmen, sobald die Übergangsfrist für Sie abgelaufen ist und der Betrag über 250 Euro liegt. Fragen Sie bei der Buchung nach der Rechnungsadresse. „Firma“ im Namensfeld des Portals ist noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

E-Rechnung einrichten

1. Legen Sie ein Postfach nur für Eingangsrechnungen fest und sagen Sie Handwerkern und Lieferanten diese Adresse.
2. Trennen Sie auf der Ausgangsrechnung Übernachtung, Frühstück und die örtliche Abgabe. Die Sätze stehen unter Umsatzsteuer.
3. Für Firmenkunden, die eine E-Rechnung wollen oder ab der Frist brauchen: XRechnung oder ZUGFeRD, nicht eine PDF mit dem Wort „elektronisch“ im Dateinamen.
4. Speichern Sie das strukturierte Format so, dass es unveränderbar bleibt. Das ist der Übergang zu den GoBD.

Was die Pension praktisch braucht

Die meisten Häuser mit unter 800.000 Euro Umsatz haben bis Ende 2027 Zeit, den Versand umzustellen, und viele Gäste bleiben Privatleute. Warten müssen Sie mit dem Empfang nicht. Wer schon heute Firmenkunden hat, Tagungshäuser, Monteure, längere Geschäftsreisen, stellt die E-Rechnung besser vor der Frist scharf. Die Plattformprovision von Booking.com oder Airbnb ist eine Eingangsrechnung an Sie, oft mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft. Die heben Sie auf, ob sie als PDF oder schon strukturiert ankommt. Zu den Sätzen Provision und Direktbuchung.

Kurz

• Empfang seit 2025, Postfach genügt, auch für Kleinunternehmer.
• Privatgäste: keine E-Rechnung nötig.
• Firmenkunden: Übergangsfrist bis Ende 2026, bei kleinerem Umsatz bis Ende 2027, danach E-Rechnung.
• Bis 250 Euro brutto bleibt die Kleinbetragsrechnung erlaubt.