Gästemeldung & Meldepflicht in Europa: der Länderleitfaden
Jeder Beherbergungsbetrieb in Europa — Hotel, Pension, Apartment, Campingplatz oder Ferienwohnung — muss melden, wer unter seinem Dach schläft. Die Portale heißen unterschiedlich (eVisitor, Alloggiati Web, AJPES, SES Hospedajes …), das Muster ist gleich: Identitätsdaten, eine Frist in Stunden und Bußgelder bei Versäumnis. So funktionieren die Systeme — und so melden moderne Betriebe jeden Gast automatisch.
Warum es diese Pflicht überall gibt
Die Meldegesetze speisen sich aus zwei Quellen: polizeilichen Ausländerregistern (viele Länder setzen Artikel 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens um, der Beherbergungsbetriebe zu Meldescheinen für Ausländer verpflichtet) sowie Tourismusstatistik und Kurtaxe. Darum speist in mehreren Ländern eine einzige Übermittlung Polizei und Statistikamt zugleich — und berechnet die Abgabe pro Übernachtung.
Die praktische Folge: Für jeden Gast (mancherorts nur Ausländer, meist alle) müssen Sie Ausweisdaten erfassen und an ein Behördenportal übermitteln, üblicherweise binnen 12–24 Stunden nach Ankunft. Manuell heißt das: jeden Tag Passdaten in ein Webformular tippen.
Die Systeme, Land für Land
Namen, Portale und Fristen, wie sie 2026 üblicherweise gelten. Vorschriften ändern sich, manche Regionen haben Zusatzanforderungen — prüfen Sie immer die Angaben des offiziellen Registers.
| Land | System / Formular | Wer gemeldet wird | Typische Frist |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Meldeschein (§§ 29–30 BMG), auch digital | Nur ausländische Gäste (Deutsche seit 1.1.2025 befreit) | Bei Ankunft |
| Österreich | Gästeverzeichnis / Meldezettel (gemeindlich) | Alle Gäste | Binnen 24 Stunden |
| Slowenien | AJPES eTurizem (Polizei & Statistik; Kurtaxe) | Alle Gäste | Binnen 12 Stunden |
| Kroatien | eVisitor | Alle Gäste | Binnen 24 Stunden (teils 10 h für Ausländer) |
| Italien | Alloggiati Web (Polizia di Stato) + ISTAT/Regionalportale | Alle Gäste | Binnen 24 Stunden (6 h bei Aufenthalten unter 24 h) |
| Spanien | SES.HOSPEDAJES (einheitliches Reisendenregister) | Gäste ab 14 | Binnen 24 Stunden |
| Portugal | SIBA / AIMA boletim de alojamento | Ausländische Gäste | Binnen 3 Werktagen |
| Tschechien | Ubyport (Ausländerpolizei) | Ausländische Gäste | Binnen 3 Tagen |
| Frankreich | Fiche individuelle de police | Ausländische Gäste | Bei Ankunft (6 Monate aufzubewahren) |
| Niederlande | Nachtregister (gemeindlich) | Alle Gäste | Bei Ankunft |
Welche Daten Sie erfassen müssen
- Vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht
- Dokumentenart und -nummer (Reisepass oder Personalausweis)
- An- und Abreisedatum, Zahl der Übernachtungen
- Teilweise: Geburtsort, Adresse, Visanummer oder die Befreiungskategorie für die Kurtaxe (Kinder, Menschen mit Behinderung usw.)
Genau diese Daten erhebt ein Online-Check-in mit Dokumentenscan ohnehin. Scannt der Gast beim Self-Check-in seinen Pass, wird die MRZ maschinell gelesen — keine Tippfehler, keine unleserliche Handschrift — und jedes Feld, das das Register braucht, ist bereits strukturiert.
Was Handarbeit wirklich kostet
Nehmen wir ein Haus mit 12 Apartments an der Adria, 70 % Sommerauslastung, im Schnitt 2,4 Gäste pro Buchung. Das sind grob 400–500 einzelne Gästemeldungen pro Saison. Bei drei bis vier Minuten pro Meldung (Passfoto suchen, Portal öffnen, mit Zertifikat anmelden, tippen, absenden) frisst allein das Melden 25–35 Stunden reine Büroarbeit — gepresst in die Abende, weil Gäste nachmittags ankommen und die Frist läuft.
Dazu das Risiko: Bußgelder für verspätete oder fehlende Meldungen variieren stark, sind aber überall spürbar — typischerweise Hunderte Euro pro Verstoß, bei Wiederholung mancherorts Tausende. Kontrollen werden oft durch Kurtaxen-Prüfungen ausgelöst. Ein versäumter Meldestapel kann mehr kosten als ein Jahr Automatisierungssoftware.
So funktioniert automatisiertes Melden
- Buchungssync. Die Reservierung kommt mit Daten und Gästezahl von Booking.com, Airbnb, Expedia oder dem Channel Manager.
- Identitätserfassung. Jeder Gast — alle Mitglieder einer Gruppe, nicht nur der Buchende — verifiziert seinen Ausweis vor der Anreise im Online-Check-in.
- Validierung. Die Software prüft die Daten gegen die Formatregeln des Registers (Dokumentenarten, Ländercodes, Befreiungskategorien), während der Gast noch im Ablauf ist — Fehler korrigiert der Gast, nicht Sie.
- Übermittlung. Die Meldung geht automatisch an das nationale System; die Bestätigung wird bei der Buchung gespeichert.
- Kurtaxe. Wo einschlägig, wird die Abgabe pro Person und Nacht berechnet, beim Check-in vom Gast eingezogen und in der Monatsabstimmung ausgewiesen.
Häufige Fragen
Muss ich Kinder melden?
In den Alle-Gäste-Systemen (Slowenien, Kroatien, Italien, Österreich) ja — Minderjährige werden meist unter der Buchung eines Elternteils gemeldet und sind bei der Kurtaxe in der Regel befreit oder ermäßigt. Spaniens SES.HOSPEDAJES erfasst Gäste ab 14. In Deutschland betrifft der Meldeschein seit dem 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste, Kinder eingeschlossen; Daten für Kurtaxe oder Gästebeitrag erhebt die Gemeinde unabhängig davon nach eigener Satzung.
Darf der Gast einchecken, bevor die Meldung übermittelt ist?
Das sicherste Design ist andersherum: Der Türcode wird erst freigegeben, wenn jeder Gast der Gruppe die Ausweisprüfung abgeschlossen hat. Diese eine Sperre macht den »ungemeldeten Gast im Zimmer« strukturell unmöglich — und genau so arbeitet der Ablauf von ReceptionGO standardmäßig.
Was, wenn ein Gast den Ausweis verweigert?
Sie dürfen — müssen sogar — darauf bestehen; ein Gast, der sich nicht ausweist, darf in diesen Ländern nicht beherbergt werden. In der Praxis ist Verweigerung extrem selten, wenn die Prüfung in einem normalen Online-Ablauf vor der Anreise stattfindet.
Nie wieder Passnummern abtippen
ReceptionGO prüft Gästeausweise beim Online-Check-in und übermittelt die Pflichtmeldung automatisch an die Behörden — die Kurtaxe läuft im selben Ablauf mit.
Kostenlos starten