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Messages aux voyageurs d’un meublé ou d’une chambre d’hôtes : sept modèles, de la confirmation à l’avis

Article informatif : ce n’est ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Pour votre cas, vérifiez auprès de votre mairie, de votre expert-comptable, ou sur Service-Public.fr et Légifrance.

Sept messages couvrent le séjour : confirmation, lien d’enregistrement une semaine avant, itinéraire la veille, règles le premier matin, départ, puis un remerciement. Le code d’accès ne part pas dans le premier message : il s’affiche quand la fiche est signée et le paiement fait. Un avis se demande après le départ, sans contrepartie.

Ces messages partent seuls dans la conversation de chaque réservation, dans la langue du voyageur. →

Le voyageur écrit pour savoir s’il est au bon immeuble, pas pour lire la loi. Vous, vous avez besoin qu’il ait signé la fiche, payé la taxe du direct et lu l’heure de départ. Sept messages, envoyés au bon moment, font ce travail. Les modèles ci-dessous se copient. Les accolades se remplacent par vos horaires, pas par un code universel.

Hôte sur un canapé le soir, les deux mains sur un téléphone à l’écran illisible, ordinateur fermé et thé sur la table

L’ordre, et ce qu’on ne met pas trop tôt

La confirmation rassure. Elle ne donne pas le code. Le lien d’enregistrement part cinq à sept jours avant, quand le voyageur ouvre encore ses e-mails. L’itinéraire part la veille, avec le parking et l’étage. Les règles de la maison passent le premier matin, quand il est sur place et qu’il lit. Le départ est rappelé la veille. Le remerciement, le lendemain, sans bon d’achat caché derrière l’avis.

Envoyez-les dans la messagerie de la réservation. Le fil reste la preuve, et vous ne tirez pas le voyageur vers un numéro personnel que la plateforme n’aime pas. Les arnaques qui imitent Booking vivent justement dans les liens « cliquez pour confirmer la carte » : arnaques visant les hôtes.

1. Confirmation (juste après la réservation)

Français
Bonjour {prénom},

votre séjour à {logement} est confirmé, du {date d’arrivée} au {date de départ}.

L’arrivée se fait à partir de {heure}, le départ avant {heure}. Quelques jours avant, vous recevrez un lien pour l’enregistrement en ligne : quelques minutes sur votre téléphone, et les formalités sont faites avant d’arriver.

Pour une question, répondez à ce message.

À bientôt,
{votre nom}
English
Hello {first name},

your stay at {property} is confirmed, from {arrival date} to {departure date}.

Check-in is from {time}, check-out by {time}. A few days beforehand you will receive a link to check in online: a few minutes on your phone, and the formalities are done before you arrive.

If you have a question, just reply to this message.

See you soon,
{your name}

2. Enregistrement en ligne (5 à 7 jours avant)

Français
Bonjour {prénom},

votre arrivée approche. Merci de terminer l’enregistrement en ligne pour chaque personne du groupe :
{lien}

Pour les voyageurs qui ne sont pas de nationalité française, une pièce d’identité et une signature sont demandées : c’est la fiche de police, que nous conservons six mois. La taxe de séjour, quand elle n’a pas déjà été collectée par la plateforme, se règle dans la même étape ({montant et règles}).

Le code d’accès s’affiche une fois l’enregistrement terminé, pas avant.

Merci, et à {date d’arrivée}.
English
Hello {first name},

your arrival is getting close. Please complete the online check-in for every person in the group:
{link}

Guests who are not French nationals need an ID and a signature: this is the police form we keep for six months. The city tax, when the booking platform has not already collected it, is paid in the same step ({amount and rules}).

The access code appears once check-in is complete, not before.

Thank you, and see you on {arrival date}.

3. Itinéraire (la veille)

Français
Bonjour {prénom},

demain, c’est le jour. Voici l’essentiel :

Adresse : {adresse} — {lien carte}
Parking : {où}
Depuis la gare : {comment}
Entrée : {description}

L’enregistrement en ligne, si ce n’est pas déjà fait : {lien}
Le code n’est pas dans ce message. Il s’affiche sur la page quand tout le groupe est enregistré.

À demain,
{votre nom}
English
Hello {first name},

tomorrow is the day. Here is what you need:

Address: {address} — {map link}
Parking: {where}
From the station: {how}
Entrance: {description}

Online check-in, if it is not done yet: {link}
The code is not in this message. It appears on the page once the whole group is checked in.

See you tomorrow,
{your name}

4. Règles de la maison (le matin de la première nuit)

Français
Bonjour {prénom},

bienvenue. Trois points que les voisins nous demandent de rappeler :

Le silence après 22 h, y compris sur le balcon.
Le tri : {où sont les bacs}.
Pas de fête, et le nombre de personnes prévu à la réservation.

Le Wi-Fi : {réseau} / {mot de passe}.
Une question sur place : répondez ici, nous voyons le message.

Bon séjour,
{votre nom}
English
Hello {first name},

welcome. Three things the neighbours ask us to repeat:

Quiet after 10 pm, including on the balcony.
Sorting: {where the bins are}.
No party, and only the number of people on the booking.

Wi-Fi: {network} / {password}.
A question while you are there: reply here, we see the message.

Enjoy the stay,
{your name}

5. Départ (la veille du check-out)

Français
Bonjour {prénom},

le départ est demain avant {heure}.

Merci de :
— lancer le lave-vaisselle s’il est plein, ou laisser la vaisselle rincée ;
— sortir les poubelles à {endroit} ;
— fermer les fenêtres ;
— laisser les clés {où}, si vous en avez eu.

Le code cesse de fonctionner à l’heure du départ. Un départ plus tard se demande aujourd’hui, pas demain matin sur le palier.

Bon retour,
{votre nom}
English
Hello {first name},

check-out is tomorrow by {time}.

Please:
— start the dishwasher if it is full, or leave the dishes rinsed;
— take the rubbish to {place};
— close the windows;
— leave the keys {where}, if you were given any.

The code stops working at check-out time. A later departure has to be asked today, not tomorrow morning in the hallway.

Safe travels,
{your name}

6. Merci et avis (le lendemain du départ)

Français
Bonjour {prénom},

merci d’avoir séjourné à {logement}.

Si quelque chose n’allait pas, écrivez-le-nous ici : nous préférons le corriger plutôt que le découvrir dans un avis. Si le séjour vous a convenu, un avis sur la plateforme de votre réservation aide les prochains voyageurs à choisir.

Nous ne proposons rien en échange d’une note.

Au plaisir de vous revoir,
{votre nom}
English
Hello {first name},

thank you for staying at {property}.

If something was wrong, tell us here: we would rather fix it than read it in a review. If the stay suited you, a review on the platform you booked with helps the next guests choose.

We do not offer anything in exchange for a rating.

Hope to see you again,
{your name}
RéservationJ−7 à J−5Veille1er matinVeille dudépartLendemainConfirmationsans le codeLien d’enregistrementencore luItinéraireparking, étageRègles, puis départsur placeRemerciementsans bon d’achatSurvolez une ligne pour le détail.Confirmation: Dans la messagerie de la réservation, pas vers un numéro personnel.Lien d’enregistrement: Cinq à sept jours avant, quand le voyageur ouvre encore ses e-mails.Itinéraire: La veille. Le code s’affiche sur la page quand le groupe est enregistré, pas dansce message.Règles, puis départ: Le premier matin, puis un rappel la veille du départ.Remerciement: Le lendemain. Pas de réduction contre une note.
Confirmationsans le codeDans la messagerie de la réservation, pasvers un numéro personnel.Lien d’enregistrementencore luCinq à sept jours avant, quand le voyageurouvre encore ses e-mails.Itinéraireparking, étageLa veille. Le code s’affiche sur la pagequand le groupe est enregistré, pas dansce message.Règles, puis départsur placeLe premier matin, puis un rappel la veilledu départ.Remerciementsans bon d’achatLe lendemain. Pas de réduction contre unenote.
La confirmation rassure. Elle ne donne pas le code. L’avis du lendemain n’a pas de contrepartie.

Ce que les modèles ne remplacent pas

Ils ne remplacent pas le contrat de location, ni les conditions d’annulation. Ils ne remplacent pas la fiche signée. Ils préviennent le voyageur de ce qui l’attend, pour qu’il ne découvre pas la pièce d’identité sur le palier à 23 h.

Une chambre d’hôtes garde l’accueil à la maison. Le message sert à l’heure d’arrivée et aux allergies, pas à remplacer le petit-déjeuner. Le cadre est dans ouvrir une chambre d’hôtes.

Avant d’enregistrer les modèles

Questions fréquentes

Puis-je tutoyer ?

Oui, si c’est le ton de la maison. Les modèles sont au vouvoiement, plus naturel pour une chambre d’hôtes ou un petit hôtel. Gardez le même ton du premier message au dernier : un mélange fait amateur, pas chaleureux.

Pourquoi le code n’est-il pas dans la confirmation ?

Parce que vous perdez alors la seule raison qu’a le voyageur de terminer la fiche et le paiement. Un code dans un fil de discussion reste lisible par quiconque a eu le fil, y compris après un changement de dates. Le bon moment est la fin de l’enregistrement : check-in en ligne.

Faut-il expliquer la pièce d’identité ?

Oui, en une phrase. Pour un étranger, Européen compris, la fiche signée est une obligation, conservée six mois, remise sur demande. Ce n’est pas un fichier que vous revendez. Le détail est dans fiche de police et RGPD.

Puis-je offrir une réduction contre un avis 10/10 ?

Non. Les plateformes l’interdisent, et une contrepartie liée à une note flatteuse est une pratique trompeuse. Demandez l’avis après le départ, et dites que vous préférez un message direct si quelque chose n’allait pas. Voir avis Booking et Airbnb.

Le message d’annulation est-il dans la liste ?

Non : les conditions se décident avant, dans le contrat. Arrhes et acompte ne se résument pas à un texte gentil le jour où le voyageur se désiste. Le cadre est dans arrhes et annulation.

Programmez-les une fois

Confirmation, lien d’enregistrement, itinéraire et départ partent dans la messagerie Booking.com ou Airbnb. L’assistant répond aux questions qui reviennent, à toute heure. 30 jours gratuits.

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Sources

  1. Service-Public — Fiche individuelle de police
  2. CNIL — Fiche de police
  3. Service-Public — Location de vacances, contrat et annulation

Textes vérifiés le 21 octobre 2026.