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Fiche individuelle de police : qui doit la remplir, ce qu’elle contient, combien de temps la garder

Elena Sitki · exploitation de la maison d’hôtes GreenSLO et relations publiques de ReceptionGO
Publié le 23 octobre 2026 · 6 min de lecture

Article informatif : ce n’est ni un conseil juridique ni un conseil fiscal. Pour votre cas, vérifiez auprès de votre mairie, de votre expert-comptable, ou sur Service-Public.fr et Légifrance.

Tout loueur d’un hébergement touristique fait remplir et signer une fiche individuelle de police par chaque voyageur étranger, Européen compris, dès l’arrivée. On la conserve six mois. Elle n’est transmise à la police ou à la gendarmerie que sur demande, y compris par voie dématérialisée. Un enfant de moins de 15 ans peut figurer sur la fiche de l’adulte qui l’accompagne.

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La fiche individuelle de police est l’obligation que les meublés découvrent le jour d’un contrôle, alors que les hôtels la pratiquent depuis des décennies. Le texte est le même pour tout le monde : hôtel, chambre d’hôtes, gîte, meublé, camping. Il ne demande pas un logiciel homologué. Il demande une fiche complète, signée, retrouvable pendant six mois.

Qui est visé

Les articles R. 814-1 et suivants du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, dans leur rédaction issue du décret du 18 août 2015, visent les hôteliers, les exploitants de villages et maisons familiales de vacances, de résidences et villages résidentiels de tourisme, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d’hôtes, les exploitants de terrains de camping et de caravanage. Le but légal est étroit : la prévention des troubles à l’ordre public, les enquêtes judiciaires et la recherche dans l’intérêt des personnes.

Le voyageur français ne remplit pas cette fiche. Tous les autres, oui, quelle que soit la durée du séjour et que vous soyez ou non immatriculé. Un gîte labellisé et un appartement sans classement sont logés à la même enseigne. Le détail des structures est dans les chambres d’hôtes et le camping et le glamping.

Ce que la fiche doit contenir

• nom et prénoms ;
• date et lieu de naissance ;
• nationalité ;
• domicile habituel ;
• numéro de téléphone mobile et adresse électronique ;
• date d’arrivée et date de départ prévue.

Rien de plus n’est demandé par l’arrêté. Ajouter le numéro de la pièce, la profession ou une copie intégrale du passeport « parce que Booking le fait » sort du minimum légal de la fiche. Si vous le faites pour vérifier l’identité, dites-le au voyageur, et ne conservez pas l’image plus longtemps que cette vérification. La CNIL rappelle qu’aucune formalité déclarative n’est due pour ce fichier, à condition de rester dans le cadre : information sur l’accès et la rectification, pas de droit d’opposition (la fiche est une obligation légale), transmission seulement à la police et à la gendarmerie, et seulement pour l’un des trois motifs.

Six mois, pas une archive éternelle

Les fiches se conservent six mois, puis s’effacent. Les laisser dans une boîte Gmail partagée ou dans un classeur de 2019 n’est ni conforme à la durée légale, ni défendable le jour d’une fuite. Une facture, elle, se garde dix ans : ce n’est pas le même document, ni la même durée. Tenez les deux à part. Le cadre général est dans RGPD et hébergement.

Ce que cette fiche n’est pas

• Ce n’est pas le numéro de déclaration du logement.
• Ce n’est pas la taxe de séjour.
• Ce n’est pas une statistique touristique à envoyer à l’office de tourisme, sauf si votre commune ou votre label vous le demande par ailleurs.
• Ce n’est pas une transmission quotidienne. Vous produisez la fiche quand on vous la demande.

En cas de contrôle

• Vous retrouvez, pour un séjour des six derniers mois, la fiche de chaque étranger, signée, avec les six rubriques.
• Les enfants de moins de 15 ans sont sur la fiche de l’adulte, avec leur identité.
• Vous savez dire où sont les fiches plus anciennes : détruites, pas « quelque part dans les mails ».
• La personne qui tient le logement en votre absence (femme de ménage, concierge) sait à qui remettre une demande de la police, et à qui ne rien remettre.