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Mensagens para hóspedes no WhatsApp: oito modelos em português, inglês e espanhol, da reserva ao check-out

Elena Sitki · operação da casa de hóspedes GreenSLO e relações públicas do ReceptionGO
Publicado em 22 de outubro de 2026 · 6 min de leitura

Uma pousada ou um imóvel de temporada precisa de oito mensagens: confirmação com o link de pré-check-in, lembrete, instruções na véspera, senha no dia da chegada, "está tudo certo?", lembrete de check-out, agradecimento e resposta a dúvidas comuns. Escreva uma vez em português, inglês e espanhol e mande sempre no mesmo horário.

O WhatsApp da pousada respondendo 24 horas, no idioma do hóspede — sem você no celular de madrugada. →

No Brasil, a conversa com o hóspede acontece no WhatsApp. Isso é ótimo para responder rápido — e péssimo quando cada dúvida vira uma mensagem às 23h. Modelos prontos, mandados sempre no mesmo horário, cortam a maior parte das perguntas e deixam o celular para o que realmente precisa de você.

O calendário das mensagens

1. Confirmação da reserva

Oi, {nome}! Obrigado por reservar na {pousada}, de {chegada} a {saída}. Para agilizar sua entrada, faça o pré-check-in neste link: {link}. Cada hóspede precisa preencher seus dados (estrangeiros com passaporte). Com tudo pronto, mandamos a senha da porta no dia da chegada. Até logo!

Hi {name}! Thanks for booking {property} from {arrival} to {departure}. To speed up check-in, please fill in your details here: {link}. Every guest needs to register (passport for foreign guests). Once done, we'll send your door code on arrival day.

¡Hola, {nombre}! Gracias por reservar en {posada}, del {llegada} al {salida}. Para agilizar la entrada, completa el pre check-in aquí: {link}. Cada huésped debe registrar sus datos (extranjeros con pasaporte o documento de identidad válido). Con todo listo, te enviamos la clave de la puerta el día de llegada.

Por que todos os hóspedes? A FNRH Digital exige o registro de cada um, com crianças vinculadas a um adulto responsável. Detalhes em FNRH Digital.

2. Lembrete do pré-check-in

Oi, {nome}! Faltam três dias para sua chegada. Ainda falta o cadastro de {n} hóspede(s) — sem ele não conseguimos liberar a senha. Leva dois minutos: {link}.

Hi {name}! Three days to go. We're still missing {n} guest(s) — we can't release the door code without them. It takes two minutes: {link}.

¡Hola, {nombre}! Faltan tres días. Aún falta el registro de {n} huésped(es) — sin él no podemos enviar la clave. Son dos minutos: {link}.

3. Véspera da chegada

Em destino com taxa ambiental — Noronha, Jericoacoara, Ilhabela, Bombinhas —, inclua o valor e o link oficial nesta mensagem ou na confirmação: taxas de preservação ambiental em 2026.

Amanhã é o dia! Endereço: {endereço}. No mapa: {link}. Estacionamento: {instruções}. A entrada é {descrição} — mando foto abaixo. Wi-Fi: {rede} / {senha}. Que horas vocês pretendem chegar?

Tomorrow's the day! Address: {address}. Map: {link}. Parking: {instructions}. The entrance is {description} — photo below. Wi-Fi: {network} / {password}. What time do you expect to arrive?

¡Mañana es el día! Dirección: {dirección}. Mapa: {link}. Estacionamiento: {instrucciones}. La entrada es {descripción} — foto abajo. Wi-Fi: {red} / {clave}. ¿A qué hora piensan llegar?

4. Dia da chegada: a senha

Bem-vindos! Sua senha é {senha}, válida a partir das {horário} até o check-out. Portão: {passo}. Porta do quarto: toque no teclado, digite a senha e #. Qualquer problema, me liga: {telefone}.

Welcome! Your code is {code}, valid from {time} until check-out. Gate: {step}. Room door: touch the keypad, enter the code and #. Any problem, call me: {phone}.

¡Bienvenidos! Su clave es {clave}, válida desde las {hora} hasta el check-out. Portón: {paso}. Puerta: toquen el teclado, ingresen la clave y #. Cualquier problema, llámenme: {teléfono}.

Mande uma foto de cada porta. Uma foto evita mais ligações do que três parágrafos. O fluxo completo de chegada sem recepção está em check-in online para pousadas.

5. Manhã seguinte

Bom dia, {nome}! Chegaram bem? Se faltar alguma coisa, me avise que a gente resolve hoje.

Good morning! Did you settle in well? If anything's missing, let me know and we'll fix it today.

¡Buen día! ¿Llegaron bien? Si falta algo, avísenme y lo resolvemos hoy.

6. Véspera da saída

Amanhã o check-out é até às {horário}. Pedimos que deixem o lixo na lixeira da entrada e a louça lavada. Não precisa devolver chave: a senha expira no horário de saída. Boa viagem!

Check-out tomorrow is by {time}. Please leave the rubbish in the bin by the entrance and the dishes clean. No keys to return: the code expires at check-out time.

Mañana el check-out es hasta las {hora}. Dejen la basura en el tacho de la entrada y la vajilla lavada. No hay llaves que devolver: la clave vence a la hora de salida.

7. Agradecimento e avaliação

Obrigado pela estadia, {nome}! Se gostou, uma avaliação ajuda muito a gente. Se algo podia ter sido melhor, responda aqui — lemos tudo.

Thank you for staying with us! If you enjoyed it, a review helps us a lot. If anything could have been better, just reply here.

¡Gracias por la estadía! Si les gustó, una reseña nos ayuda mucho. Si algo pudo ser mejor, respondan aquí.

O que pode e o que não pode pedir está em avaliações no Airbnb e na Booking.

8. Respostas rápidas

Cadastre no WhatsApp Business respostas rápidas para as cinco perguntas que mais chegam: Wi-Fi, horário de café da manhã, estacionamento, early check-in e late check-out (com preço), e como chegar da rodoviária ou do aeroporto. Quem mais pergunta, menos lê — por isso a resposta tem que estar a um toque.

O que nunca mandar pelo WhatsApp

• Pedido de pagamento por link numa reserva da Booking ou do Airbnb — veja golpes em reservas.
• Senha da porta dias antes da chegada.
• Fotos de documentos de outros hóspedes.
• Dados de cartão, em qualquer direção.