Nueve años hacia la libertad. La historia de cómo nació ReceptionGO.

Hace nueve años mi mujer y yo abrimos nuestro pequeño hotel. Lo hacíamos todo nosotros. Era un auténtico proyecto familiar.

Hoy tenemos tres apartamentos, seis habitaciones con duchas y cocina compartidas y también un pequeño hostel. A la vez podemos alojar a unos 40 huéspedes.

Cuando apenas empezábamos, me parecía que lo más difícil era hacer una buena reforma, comprar los muebles, encontrar a los primeros huéspedes. Pero muy pronto entendí que lo más difícil empieza después.

Cada día se componía de cientos de tareas pequeñas.

Responder a los mensajes en Booking.com, Airbnb, Expedia y otros canales de reserva.

Revisar las nuevas reservas.

Actualizar los precios.

Registrar a los huéspedes.

Recibir a los que llegan.

Comprobar el pago.

Entregar las llaves.

Responder a decenas de preguntas idénticas.

Cambiar constantemente entre programas distintos.

Probé, seguramente, todo lo que había disponible.

En esos años cambié unos cinco channel managers.

Usé distintos sistemas de registro de huéspedes en Eslovenia.

Conectaba servicios nuevos.

Algo ayudaba de verdad. Algo ahorraba tiempo. Pero ningún sistema resolvía el problema en su totalidad.

Resultaba que un programa se encargaba de las reservas, otro del registro, un tercero de los pagos, un cuarto de las cerraduras. Y yo tenía que seguir cambiando constantemente entre ellos y enlazar todo ese proceso a mano.

Lo más curioso es que mi primera «automatización» tenía un aspecto muy sencillo.

Antes de cada llegada imprimía una hoja con el apellido del huésped, metía dentro la llave y colgaba la funda transparente en la puerta de recepción.

Había tantas fundas como llegadas se esperaban.

Eso nos permitía, después de la limpieza, irnos al menos de vez en cuando con la familia al mar o a la montaña, sin esperar a cada huésped.

Ahora parece ridículo.

Pero entonces eso era precisamente nuestra automatización.

Y fue justo entonces cuando entendí una cosa sencilla.

Todo proceso que se pueda automatizar debe ser automatizado.

No porque la persona no haga falta.

Sino porque la persona debe ocuparse de lo que realmente requiere a una persona.

Empecé a dibujar esquemas.

Anotaba ideas.

Las rehacía una y otra vez.

Miraba cómo funcionan otros sistemas.

Entendía qué les faltaba.

Y poco a poco llegué a la idea de que no hace falta un programa más.

Hace falta un sistema único que pueda asumir prácticamente todo el trabajo de la recepción.

Que el huésped haga el registro por su cuenta ya antes de llegar.

Escanee él mismo los documentos.

Reciba las instrucciones.

Pague la estancia.

Reciba el código de la puerta.

Haga preguntas y reciba respuestas.

Y el dueño del alojamiento intervenga solo cuando sea realmente necesario.

Así fue naciendo poco a poco la idea de ReceptionGO.

Pero entre la idea y el producto terminado pasaron nueve largos años.

En ese tiempo cambié por completo la arquitectura del sistema varias veces.

Cambié de desarrolladores.

A veces parecía que volvíamos a empezar casi desde cero.

Algunas soluciones, en las que se había invertido una enorme cantidad de esfuerzo y tiempo, había que reescribirlas por completo.

Aparecían nuevas exigencias del Estado.

Cambiaban las API.

Aparecían ideas nuevas.

Y junto con ellas volvía a cambiar la arquitectura del sistema.

No fue sencillo.

Pero cada vez estábamos un poco más cerca de cómo debía ser el sistema en realidad.

El punto de inflexión llegó cuando el desarrollador principal del proyecto pasó a ser mi hijo.

Para el proyecto eso fue un auténtico empujón.

Empezamos a movernos a un ritmo completamente distinto.

Nos resultó mucho más fácil entendernos, comentar las ideas juntos, tomar decisiones rápido y llevarlas a la práctica de inmediato.

Todo lo que antes llevaba semanas o meses ahora aparecía mucho más rápido.

Fue justo entonces cuando quedó claro:

este proyecto lo vamos a llevar sin falta hasta el final.

Y ahora, después de nueve años, por fin puedo decir:

Lo conseguimos.

Hoy el sistema funciona exactamente como yo soñaba en su día.

ReceptionGO no lo crearon ni los de marketing ni programadores que nunca han trabajado en un hotel.

Lo creó una persona que vivía cada día la vida del dueño de un alojamiento.

Y después se le unió su hijo, para convertir esa experiencia de años en un sistema moderno.

Hoy he dejado prácticamente de ocuparme de la rutina de la recepción.

No corro hacia cada huésped.

No estoy con el teléfono las veinticuatro horas.

No me inquieto si me he ido de casa unos días.

Puedo irme tranquilamente cinco, siete o incluso diez días.

Y sé que el alojamiento sigue funcionando.

Pero lo más valioso ni siquiera es eso.

Lo más valioso es la libertad de elegir.

Ahora hablo con los huéspedes cuando realmente quiero.

Cuando tengo tiempo.

Cuando estoy de buen humor.

Y es que cualquiera que trabaje en un alojamiento conoce situaciones así.

Estás en el tejado arreglando una gotera.

O reparando la fontanería.

O terminando la limpieza.

Y justo en ese momento suena el teléfono.

Un nuevo cliente potencial.

Y comprendes que ahora mismo no puedes prestarle ninguna atención.

A veces no contestas.

A veces contestas con voz cansada.

A veces con irritación.

Aunque el huésped no tiene ninguna culpa de ello.

Yo también pasé por eso.

Precisamente por eso entendí que la automatización no va solo de ahorrar tiempo.

Va también de la calidad del trato con las personas.

Cuando la rutina desaparece, quedan fuerzas para las cosas realmente importantes.

Para el trabajo con los precios.

Para el desarrollo del negocio.

Para el marketing.

Para mejorar el servicio.

Para la familia.

Y para el trato con los huéspedes, que vuelve a dar gusto.

Hoy la ocupación de nuestro alojamiento se mantiene en torno al 90% prácticamente todo el año.

Pero al mismo tiempo me canso mucho menos que antes.

No porque haya menos trabajo.

Sino porque la mayor parte del trabajo repetitivo ahora la hace el sistema.

Precisamente esto es lo que quiero compartir con otros dueños de alojamientos.

Entiendo perfectamente por lo que estáis pasando.

Porque yo mismo lo he vivido.

Sé lo que significa no tener un solo día libre en plena temporada.

Sé lo que significa despertarse y dormirse con el teléfono en las manos.

Sé lo que significa estar corriendo constantemente a algún sitio y temer perderte la siguiente llamada o el siguiente mensaje.

Precisamente por eso decidí crear no simplemente un programa más.

Quería crear una herramienta que diera a los dueños de alojamientos aquello que a mí mismo me faltó tanto en su día.

Libertad.

Libertad para disponer de tu propio tiempo.

Libertad para irte tranquilamente con la familia.

Libertad para ocuparte del desarrollo del negocio y no de una rutina interminable.

Libertad para recibir a los huéspedes cuando realmente lo deseas, y no porque sin ti todo se detiene.

ReceptionGO no apareció porque alguien decidiera escribir un programa más para hoteles.

Apareció porque el dueño de un alojamiento quería mucho recuperar su tiempo, su libertad y el placer de su trabajo.

Y si mi historia ayuda aunque sea a unos pocos colegas a dejar de vivir en un estado de estrés constante, entonces estos nueve años no se gastaron en vano.