Neun Jahre bis zur Freiheit. Die Entstehungsgeschichte von ReceptionGO.

Vor neun Jahren haben meine Frau und ich unser eigenes kleines Hotel eröffnet. Wir haben alles selbst gemacht. Es war ein echtes Familienprojekt.

Heute haben wir drei Apartments, sechs Zimmer mit Gemeinschaftsduschen und -küche sowie ein kleines Hostel. Gleichzeitig können wir etwa 40 Gäste aufnehmen.

Als wir gerade erst anfingen, schien mir das Schwierigste zu sein, gut zu renovieren, Möbel zu kaufen, die ersten Gäste zu finden. Aber sehr schnell habe ich verstanden, dass das Schwierigste danach beginnt.

Jeder Tag bestand aus Hunderten kleiner Aufgaben.

Die Nachrichten auf Booking.com, Airbnb, Expedia und anderen Buchungskanälen beantworten.

Die neuen Buchungen prüfen.

Die Preise aktualisieren.

Die Gäste anmelden.

Die Ankommenden empfangen.

Die Zahlung prüfen.

Die Schlüssel übergeben.

Dutzende gleiche Fragen beantworten.

Ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln.

Ich habe wohl alles ausprobiert, was verfügbar war.

In diesen Jahren habe ich etwa fünf Channel Manager gewechselt.

Ich habe verschiedene Systeme zur Gästeanmeldung in Slowenien genutzt.

Ich habe neue Dienste angebunden.

Manches hat wirklich geholfen. Manches hat Zeit gespart. Aber kein einziges System hat das Problem als Ganzes gelöst.

Es lief darauf hinaus, dass ein Programm für die Buchungen zuständig war, ein zweites für die Anmeldung, ein drittes für die Zahlungen, ein viertes für die Schlösser. Und ich musste trotzdem ständig zwischen ihnen wechseln und diesen ganzen Prozess von Hand verbinden.

Das Interessanteste ist, dass meine erste „Automatisierung“ sehr einfach aussah.

Vor jeder Anreise druckte ich ein Blatt mit dem Nachnamen des Gastes, legte den Schlüssel hinein und hängte die durchsichtige Klarsichthülle an die Tür der Rezeption.

Solcher Hüllen gab es so viele, wie Anreisen erwartet wurden.

Das erlaubte uns, nach der Reinigung wenigstens manchmal mit der Familie ans Meer oder in die Berge zu fahren, ohne auf jeden Gast zu warten.

Heute wirkt das lächerlich.

Aber damals war genau das unsere Automatisierung.

Und genau damals habe ich eine einfache Sache verstanden.

Jeder Prozess, der sich automatisieren lässt, muss automatisiert werden.

Nicht weil der Mensch nicht gebraucht wird.

Sondern weil der Mensch sich mit dem beschäftigen soll, was wirklich einen Menschen erfordert.

Ich fing an, Schemata zu zeichnen.

Ich schrieb Ideen auf.

Ich arbeitete sie immer wieder um.

Ich schaute mir an, wie andere Systeme arbeiten.

Ich verstand, was ihnen fehlte.

Und allmählich kam ich zu dem Gedanken, dass nicht noch ein Programm gebraucht wird.

Gebraucht wird ein einheitliches System, das praktisch die gesamte Arbeit der Rezeption übernehmen kann.

Damit der Gast die Anmeldung selbstständig schon vor der Anreise durchläuft.

Selbst die Dokumente scannt.

Die Anweisungen erhält.

Den Aufenthalt bezahlt.

Den Türcode erhält.

Fragen stellt und Antworten bekommt.

Und der Besitzer des Hauses greift nur dann ein, wenn es wirklich notwendig ist.

So entstand allmählich die Idee von ReceptionGO.

Aber zwischen der Idee und dem fertigen Produkt vergingen lange neun Jahre.

In dieser Zeit habe ich die Architektur des Systems mehrmals vollständig geändert.

Ich wechselte Entwickler.

Manchmal schien es, als würden wir wieder fast bei null anfangen.

Manche Lösungen, in die eine enorme Menge an Kraft und Zeit geflossen war, mussten vollständig neu geschrieben werden.

Es kamen neue Anforderungen des Staates auf.

APIs änderten sich.

Neue Ideen kamen auf.

Und mit ihnen änderte sich erneut die Architektur des Systems.

Das war nicht einfach.

Aber jedes Mal kamen wir dem ein wenig näher, wie das System in Wirklichkeit sein sollte.

Der Wendepunkt kam dann, als mein Sohn Hauptentwickler des Projekts wurde.

Für das Projekt wurde das zu einem echten Nachbrenner.

Wir begannen, uns in einem völlig anderen Tempo zu bewegen.

Es fiel uns viel leichter, einander zu verstehen, Ideen gemeinsam zu besprechen, schnell Entscheidungen zu treffen und sie sofort umzusetzen.

Alles, was früher Wochen oder Monate dauerte, entstand nun deutlich schneller.

Genau da wurde klar:

wir bringen dieses Projekt auf jeden Fall zu Ende.

Und nun, nach neun Jahren, kann ich endlich sagen:

Wir haben es geschafft.

Heute funktioniert das System genau so, wie ich es mir einst erträumt habe.

ReceptionGO haben weder Marketer geschaffen noch Programmierer, die nie in einem Hotel gearbeitet haben.

Geschaffen hat es ein Mensch, der jeden Tag das Leben eines Gästehaus-Besitzers gelebt hat.

Und dann kam sein Sohn dazu, um diese langjährige Erfahrung in ein modernes System zu verwandeln.

Heute habe ich praktisch aufgehört, mich mit der Routine der Rezeption zu beschäftigen.

Ich laufe nicht zu jedem Gast.

Ich sitze nicht rund um die Uhr am Telefon.

Ich mache mir keine Sorgen, wenn ich für ein paar Tage weg von zu Hause bin.

Ich kann in Ruhe für fünf, sieben oder sogar zehn Tage wegfahren.

Und ich weiß, dass das Haus weiterarbeitet.

Aber das Wertvollste ist nicht einmal das.

Das Wertvollste ist die Freiheit der Wahl.

Jetzt spreche ich mit Gästen dann, wenn ich es wirklich möchte.

Wenn ich Zeit habe.

Wenn ich gute Laune habe.

Und jeder, der in der Hotellerie arbeitet, kennt schließlich solche Situationen.

Du stehst auf dem Dach und behebst ein Leck.

Oder reparierst die Sanitärinstallation.

Oder beendest gerade die Reinigung.

Und genau in diesem Moment klingelt das Telefon.

Ein neuer potenzieller Kunde.

Und du verstehst, dass du ihm jetzt überhaupt keine Aufmerksamkeit schenken kannst.

Manchmal gehst du nicht ran.

Manchmal antwortest du mit müder Stimme.

Manchmal gereizt.

Obwohl der Gast daran überhaupt keine Schuld trägt.

Ich bin da auch durchgegangen.

Genau deshalb habe ich verstanden, dass Automatisierung nicht nur Zeitersparnis ist.

Es geht auch um die Qualität des Umgangs mit Menschen.

Wenn die Routine verschwindet, bleiben Kräfte für die wirklich wichtigen Dinge.

Für die Arbeit an den Preisen.

Für die Entwicklung des Geschäfts.

Für das Marketing.

Für die Verbesserung des Service.

Für die Familie.

Und für den Umgang mit Gästen, der wieder anfängt, Freude zu machen.

Heute liegt die Auslastung unseres Gästehauses praktisch das ganze Jahr über bei etwa 90 %.

Dabei bin ich deutlich weniger erschöpft als früher.

Nicht weil es weniger Arbeit geworden ist.

Sondern weil den größten Teil der wiederkehrenden Arbeit jetzt das System erledigt.

Genau das möchte ich mit anderen Hotelbesitzern teilen.

Ich verstehe sehr gut, was Sie durchmachen.

Weil ich es selbst durchlebt habe.

Ich weiß, was es bedeutet, mitten in der Saison keinen einzigen freien Tag zu haben.

Ich weiß, was es bedeutet, mit dem Telefon in den Händen aufzuwachen und einzuschlafen.

Ich weiß, was es bedeutet, ständig irgendwohin zu laufen und Angst zu haben, den nächsten Anruf oder die nächste Nachricht zu verpassen.

Genau deshalb habe ich beschlossen, nicht einfach noch ein Programm zu schaffen.

Ich wollte ein Werkzeug schaffen, das Hotelbesitzern das gibt, was mir selbst einst so sehr gefehlt hat.

Freiheit.

Die Freiheit, über die eigene Zeit zu verfügen.

Die Freiheit, in Ruhe mit der Familie wegzufahren.

Die Freiheit, sich mit der Entwicklung des Geschäfts zu beschäftigen und nicht mit endloser Routine.

Die Freiheit, Gäste dann zu empfangen, wenn du es wirklich willst, und nicht weil ohne dich alles stehen bleibt.

ReceptionGO ist nicht entstanden, weil jemand beschlossen hat, noch ein Programm für Hotels zu schreiben.

Es ist entstanden, weil ein Gästehaus-Besitzer sehr gern seine Zeit, seine Freiheit und die Freude an seiner Arbeit zurückhaben wollte.

Und wenn meine Geschichte wenigstens einigen Kollegen hilft, nicht mehr im Dauerstress zu leben, dann waren diese neun Jahre nicht umsonst.