Nove anos rumo à liberdade. A história de como nasceu o ReceptionGO.

Há nove anos eu e a minha mulher abrimos o nosso pequeno hotel. Fazíamos tudo sozinhos. Era um verdadeiro projeto de família.

Hoje temos três apartamentos, seis quartos com duches e cozinha partilhados e também um pequeno hostel. Ao mesmo tempo conseguimos receber cerca de 40 hóspedes.

Quando estávamos apenas a começar, parecia-me que o mais difícil era fazer uma boa obra, comprar mobília, encontrar os primeiros hóspedes. Mas muito depressa percebi que o mais difícil começa depois.

Cada dia era feito de centenas de pequenas tarefas.

Responder às mensagens no Booking.com, Airbnb, Expedia e noutros canais de reserva.

Verificar as novas reservas.

Atualizar os preços.

Registar os hóspedes.

Receber quem chega.

Confirmar o pagamento.

Entregar as chaves.

Responder a dezenas de perguntas iguais.

Alternar constantemente entre programas diferentes.

Experimentei, provavelmente, tudo o que estava disponível.

Ao longo destes anos mudei cerca de cinco channel managers.

Usei diferentes sistemas de registo de hóspedes na Eslovénia.

Ligava novos serviços.

Alguma coisa ajudava mesmo. Alguma coisa poupava tempo. Mas nenhum sistema resolvia o problema por inteiro.

Acontecia que um programa tratava das reservas, outro do registo, um terceiro dos pagamentos, um quarto das fechaduras. E eu continuava a ter de alternar constantemente entre eles e a ligar todo esse processo à mão.

O mais curioso é que a minha primeira «automação» tinha um aspeto muito simples.

Antes de cada chegada imprimia uma folha com o apelido do hóspede, punha lá dentro a chave e pendurava a bolsa transparente na porta da receção.

Havia tantas bolsas quantas as chegadas previstas.

Isso permitia-nos, depois da limpeza, sair pelo menos de vez em quando com a família para o mar ou para a montanha, sem esperar por cada hóspede.

Agora parece ridículo.

Mas naquela altura era precisamente isso a nossa automação.

E foi precisamente então que percebi uma coisa simples.

Qualquer processo que possa ser automatizado tem de ser automatizado.

Não porque a pessoa não seja precisa.

Mas porque a pessoa deve dedicar-se ao que exige realmente uma pessoa.

Comecei a desenhar esquemas.

Anotava ideias.

Refazia-as vezes sem conta.

Via como funcionam outros sistemas.

Percebia o que lhes faltava.

E aos poucos cheguei à ideia de que não é preciso mais um programa.

É preciso um sistema único, capaz de assumir praticamente todo o trabalho da receção.

Que o hóspede faça o registo sozinho ainda antes de chegar.

Digitalize ele próprio os documentos.

Receba as instruções.

Pague a estadia.

Receba o código da porta.

Faça perguntas e receba respostas.

E o dono do alojamento intervenha apenas quando isso for realmente necessário.

Foi assim que aos poucos nasceu a ideia do ReceptionGO.

Mas entre a ideia e o produto acabado passaram longos nove anos.

Nesse tempo mudei por completo a arquitetura do sistema várias vezes.

Mudei de programadores.

Às vezes parecia que estávamos a recomeçar quase do zero.

Algumas soluções, nas quais tinha sido investida uma enorme quantidade de esforço e tempo, tiveram de ser reescritas por completo.

Surgiam novas exigências do Estado.

Mudavam as API.

Surgiam ideias novas.

E com elas mudava outra vez a arquitetura do sistema.

Não foi simples.

Mas de cada vez ficávamos um pouco mais perto daquilo que o sistema devia ser na realidade.

O ponto de viragem chegou quando o programador principal do projeto passou a ser o meu filho.

Para o projeto isso tornou-se um verdadeiro acelerador.

Começámos a avançar a um ritmo completamente diferente.

Passou a ser muito mais fácil entendermo-nos, discutir as ideias em conjunto, decidir depressa e pô-las logo em prática.

Tudo o que antes demorava semanas ou meses passou a surgir muito mais depressa.

Foi precisamente então que ficou claro:

vamos sem dúvida levar este projeto até ao fim.

E eis que, passados nove anos, posso finalmente dizer:

Conseguimos.

Hoje o sistema funciona exatamente como eu um dia sonhei.

O ReceptionGO não foi criado nem por marketeers nem por programadores que nunca trabalharam num hotel.

Foi criado por uma pessoa que vivia todos os dias a vida de um dono de alojamento.

E depois juntou-se-lhe o seu filho, para transformar esta experiência de muitos anos num sistema moderno.

Hoje deixei praticamente de me ocupar da rotina da receção.

Não corro ao encontro de cada hóspede.

Não estou com o telemóvel a toda a hora.

Não me preocupo se saí de casa por alguns dias.

Posso ausentar-me tranquilamente cinco, sete ou até dez dias.

E sei que o alojamento continua a funcionar.

Mas o mais valioso nem sequer é isso.

O mais valioso é a liberdade de escolha.

Agora falo com os hóspedes quando realmente quero.

Quando tenho tempo.

Quando estou bem-disposto.

E, afinal, quem trabalha em alojamento conhece situações destas.

Estás no telhado a resolver uma infiltração.

Ou a arranjar a canalização.

Ou a terminar a limpeza.

E é precisamente nesse momento que o telefone toca.

Um novo cliente em potência.

E percebes que neste momento não lhe consegues dar atenção nenhuma.

Às vezes não atendes.

Às vezes respondes com voz cansada.

Às vezes irritado.

Embora o hóspede não tenha culpa nenhuma disso.

Também passei por isto.

Foi precisamente por isso que percebi que a automação não é só poupar tempo.

É também a qualidade da comunicação com as pessoas.

Quando a rotina desaparece, sobram forças para as coisas realmente importantes.

Para o trabalho com os preços.

Para o desenvolvimento do negócio.

Para o marketing.

Para melhorar o serviço.

Para a família.

E para a relação com os hóspedes, que volta a dar prazer.

Hoje a ocupação do nosso alojamento mantém-se à volta dos 90% praticamente todo o ano.

Mas, ao mesmo tempo, canso-me muito menos do que antes.

Não porque haja menos trabalho.

Mas porque a maior parte do trabalho repetitivo é agora feita pelo sistema.

É precisamente isto que quero partilhar com outros donos de alojamentos.

Percebo perfeitamente o que estão a passar.

Porque eu próprio o vivi.

Sei o que significa não ter um único dia livre em plena época alta.

Sei o que significa acordar e adormecer com o telemóvel nas mãos.

Sei o que significa andar sempre a correr para algum lado e ter medo de falhar mais uma chamada ou mensagem.

Foi precisamente por isso que decidi criar não apenas mais um programa.

Quis criar uma ferramenta que desse aos donos de alojamentos aquilo que um dia me fez tanta falta a mim próprio.

Liberdade.

Liberdade para dispor do próprio tempo.

Liberdade para partir tranquilamente com a família.

Liberdade para se dedicar ao desenvolvimento do negócio, e não a uma rotina sem fim.

Liberdade para receber os hóspedes quando realmente o queres, e não porque sem ti tudo para.

O ReceptionGO não apareceu porque alguém decidiu escrever mais um programa para hotéis.

Apareceu porque o dono de um alojamento queria muito recuperar o seu tempo, a sua liberdade e o prazer do seu trabalho.

E se a minha história ajudar nem que sejam alguns colegas a deixar de viver em estado de stress constante, então estes nove anos não foram gastos em vão.