Devet let do svobode. Zgodba o nastanku ReceptionGO.

Pred devetimi leti sva z ženo odprla svoj mali hotel. Vse sva delala sama. To je bil pravi družinski projekt.

Danes imamo tri apartmaje, šest sob s skupnimi kopalnicami in kuhinjo ter majhen hostel. Hkrati lahko sprejmemo približno 40 gostov.

Ko sva šele začenjala, se mi je zdelo, da je najtežje dobro prenoviti, kupiti pohištvo in najti prve goste. A zelo hitro sem razumel, da se najtežje začne pozneje.

Vsak dan je bil sestavljen iz stotin drobnih opravil.

Odgovoriti na sporočila na Booking.com, Airbnb, Expedii in drugih rezervacijskih kanalih.

Preveriti nove rezervacije.

Posodobiti cene.

Prijaviti goste.

Pričakati prihajajoče.

Preveriti plačilo.

Izročiti ključe.

Odgovoriti na desetine enakih vprašanj.

Nenehno preklapljati med različnimi programi.

Preizkusil sem verjetno vse, kar je bilo na voljo.

V teh letih sem zamenjal približno pet channel managerjev.

Uporabljal sem različne sisteme za prijavo gostov v Sloveniji.

Priklapljal sem nove storitve.

Nekaj je res pomagalo. Nekaj je prihranilo čas. A noben sistem ni rešil problema v celoti.

Izšlo je tako, da je en program skrbel za rezervacije, drugi za prijavo, tretji za plačila, četrti za ključavnice. Jaz pa sem moral še vedno nenehno preklapljati med njimi in ves ta proces ročno povezovati.

Najbolj zanimivo je, da je bila moja prva „avtomatizacija“ videti zelo preprosto.

Pred vsakim prihodom sem natisnil list s priimkom gosta, vanj vložil ključ in prozorno mapo obesil na vrata recepcije.

Takih map je bilo toliko, kolikor je bilo pričakovanih prihodov.

To nama je omogočalo, da sva po čiščenju vsaj včasih z družino odšla na morje ali v hribe, ne da bi čakala vsakega gosta.

Zdaj se to zdi smešno.

Toda takrat je bila prav to naša avtomatizacija.

In prav takrat sem razumel eno preprosto stvar.

Vsak proces, ki ga je mogoče avtomatizirati, mora biti avtomatiziran.

Ne zato, ker človek ne bi bil potreben.

Ampak zato, ker se mora človek ukvarjati s tistim, kar zares zahteva človeka.

Začel sem risati sheme.

Zapisoval sem ideje.

Predeloval sem jih znova in znova.

Gledal sem, kako delujejo drugi sistemi.

Razumel sem, česa jim manjka.

In postopoma sem prišel do misli, da ni potreben še en program.

Potreben je enoten sistem, ki bo lahko prevzel praktično vse delo recepcije.

Da bi gost prijavo opravil sam že pred prihodom.

Sam skeniral dokumente.

Prejel navodila.

Plačal bivanje.

Prejel kodo za vrata.

Postavljal vprašanja in dobival odgovore.

Lastnik nastanitve pa bi posegel vmes le takrat, ko je to res nujno.

Tako se je postopoma rodila ideja ReceptionGO.

A med idejo in dokončanim izdelkom je minilo dolgih devet let.

V tem času sem večkrat popolnoma spremenil arhitekturo sistema.

Menjal sem razvijalce.

Včasih se je zdelo, da spet začenjamo skoraj iz nič.

Nekatere rešitve, v katere je bilo vloženega ogromno truda in časa, je bilo treba v celoti napisati na novo.

Pojavljale so se nove zahteve države.

Spreminjali so se API-ji.

Pojavljale so se nove ideje.

In skupaj z njimi se je spet spreminjala arhitektura sistema.

Ni bilo preprosto.

A vsakič smo bili malce bližje temu, kakšen naj bi bil sistem v resnici.

Prelomni trenutek je nastopil takrat, ko je glavni razvijalec projekta postal moj sin.

Za projekt je to postalo pravo pospeševanje.

Začeli smo se premikati s povsem drugačnim tempom.

Veliko lažje se nam je bilo razumeti, skupaj premlevati ideje, hitro sprejemati odločitve in jih takoj uresničiti.

Vse, kar je prej trajalo tedne ali mesece, se je zdaj pojavljalo bistveno hitreje.

Prav takrat je postalo jasno:

ta projekt bomo zagotovo pripeljali do konca.

In tako lahko po devetih letih končno rečem:

Uspelo nam je.

Danes sistem deluje točno tako, kot sem si nekoč želel.

ReceptionGO niso ustvarili niti tržniki niti programerji, ki niso nikoli delali v hotelu.

Ustvarjal ga je človek, ki je vsak dan živel življenje lastnika gostišča.

Nato se mu je pridružil njegov sin, da bi to dolgoletno izkušnjo spremenil v sodoben sistem.

Danes sem se z rutino recepcije praktično nehal ukvarjati.

Ne tečem k vsakemu gostu.

Ne sedim ves dan in noč s telefonom.

Ne skrbi me, če sem za nekaj dni odšel od doma.

Lahko mirno odidem za pet, sedem ali celo deset dni.

In vem, da nastanitev deluje naprej.

A najbolj dragoceno niti ni to.

Najbolj dragocena je svoboda izbire.

Zdaj se z gosti pogovarjam takrat, ko si tega res želim.

Ko imam čas.

Ko sem dobre volje.

Saj vendar vsak, ki dela v gostinstvu, pozna takšne situacije.

Stojiš na strehi in odpravljaš puščanje.

Ali popravljaš vodovod.

Ali dokončuješ čiščenje.

In prav v tem trenutku zazvoni telefon.

Nova potencialna stranka.

In razumeš, da mu prav zdaj sploh ne moreš posvetiti pozornosti.

Včasih ne odgovoriš.

Včasih odgovoriš z utrujenim glasom.

Včasih razdraženo.

Čeprav gost za to sploh ni kriv.

Tudi sam sem šel skozi to.

Prav zato sem razumel, da avtomatizacija ni le prihranek časa.

Gre tudi za kakovost komunikacije z ljudmi.

Ko rutina izgine, ostanejo moči za resnično pomembne stvari.

Za delo s cenami.

Za razvoj posla.

Za marketing.

Za izboljšanje storitve.

Za družino.

In za pogovore z gosti, ki spet začnejo prinašati veselje.

Danes se zasedenost našega gostišča praktično vse leto giblje okoli 90 %.

Pri tem pa sem bistveno manj utrujen kot prej.

Ne zato, ker bi bilo dela manj.

Ampak zato, ker večino ponavljajočega se dela zdaj opravi sistem.

Prav to želim deliti z drugimi lastniki nastanitev.

Odlično razumem, skozi kaj greste.

Ker sem to preživel sam.

Vem, kaj pomeni sredi sezone ne imeti niti enega prostega dne.

Vem, kaj pomeni zbujati se in zaspati s telefonom v rokah.

Vem, kaj pomeni nenehno nekam hiteti in se bati, da boš zamudil naslednji klic ali sporočilo.

Prav zato sem se odločil ustvariti ne le še enega programa.

Želel sem ustvariti orodje, ki bo lastnikom nastanitev dalo tisto, česar je nekoč tako manjkalo meni samemu.

Svobodo.

Svobodo razpolagati s svojim časom.

Svobodo mirno oditi z družino.

Svobodo ukvarjati se z razvojem posla, in ne z neskončno rutino.

Svobodo sprejemati goste takrat, ko si tega res želiš, in ne zato, ker se brez tebe vse ustavi.

ReceptionGO ni nastal zato, ker se je nekdo odločil napisati še en program za hotele.

Nastal je zato, ker je en lastnik gostišča zelo želel dobiti nazaj svoj čas, svobodo in veselje do svojega dela.

In če bo moja zgodba pomagala vsaj nekaj kolegom, da nehajo živeti v nenehnem stresu, potem teh devet let ni bilo zaman.