Devet godina do slobode. Priča o nastanku ReceptionGO.

Prije devet godina supruga i ja otvorili smo svoj mali hotel. Sve smo radili sami. Bio je to pravi obiteljski projekt.

Danas imamo tri apartmana, šest soba sa zajedničkim tuševima i kuhinjom te mali hostel. Istodobno možemo primiti oko 40 gostiju.

Kad smo tek počinjali, činilo mi se da je najteže dobro urediti objekt, kupiti namještaj i pronaći prve goste. Ali vrlo brzo shvatio sam da najteže počinje poslije.

Svaki dan sastojao se od stotina sitnih zadataka.

Odgovoriti na poruke na Booking.com, Airbnbu, Expediji i drugim kanalima rezervacija.

Provjeriti nove rezervacije.

Ažurirati cijene.

Prijaviti goste.

Dočekati one koji dolaze.

Provjeriti plaćanje.

Predati ključeve.

Odgovoriti na desetke istih pitanja.

Neprestano prebacivati između različitih programa.

Isprobao sam, vjerojatno, sve što je bilo dostupno.

Tijekom tih godina promijenio sam oko pet channel managera.

Koristio sam različite sustave prijave gostiju u Sloveniji.

Priključivao sam nove servise.

Nešto je doista pomagalo. Nešto je štedjelo vrijeme. Ali nijedan sustav nije riješio problem u cijelosti.

Ispalo je tako da je jedan program bio zadužen za rezervacije, drugi za prijavu, treći za plaćanja, četvrti za brave. A ja sam i dalje morao neprestano prebacivati između njih i cijeli taj proces ručno povezivati.

Najzanimljivije je to što je moja prva „automatizacija“ izgledala vrlo jednostavno.

Prije svakog dolaska ispisao bih list s prezimenom gosta, unutra stavio ključ i prozirnu mapu objesio na vrata recepcije.

Takvih mapa bilo je onoliko koliko se očekivalo dolazaka.

To nam je omogućavalo da nakon čišćenja barem ponekad odemo s obitelji na more ili u planine, ne čekajući svakoga gosta.

Sada to izgleda smiješno.

Ali tada je upravo to bila naša automatizacija.

I upravo tada shvatio sam jednu jednostavnu stvar.

Svaki proces koji se može automatizirati mora biti automatiziran.

Ne zato što čovjek nije potreban.

Nego zato što se čovjek treba baviti onim što doista traži čovjeka.

Počeo sam crtati sheme.

Zapisivao sam ideje.

Prerađivao sam ih iznova i iznova.

Gledao sam kako rade drugi sustavi.

Shvaćao sam što im nedostaje.

I postupno sam došao do misli da nije potreban još jedan program.

Potreban je jedinstven sustav koji će moći preuzeti praktički sav posao recepcije.

Da gost prijavu obavi sam, još prije dolaska.

Sam skenira dokumente.

Dobije upute.

Plati boravak.

Dobije šifru za vrata.

Postavlja pitanja i dobiva odgovore.

A vlasnik objekta uključuje se samo onda kad je to doista potrebno.

Tako se postupno rodila ideja ReceptionGO.

Ali između ideje i gotovog proizvoda prošlo je dugih devet godina.

U tom sam vremenu nekoliko puta potpuno mijenjao arhitekturu sustava.

Mijenjao sam programere.

Ponekad se činilo da opet krećemo gotovo od nule.

Neka rješenja, u koja je bila uložena ogromna količina truda i vremena, trebalo je potpuno prepisati.

Pojavljivali su se novi zahtjevi države.

Mijenjali su se API-ji.

Pojavljivale su se nove ideje.

A zajedno s njima opet se mijenjala arhitektura sustava.

Nije bilo lako.

Ali svaki put postajali smo malo bliži onome kakav bi sustav zapravo trebao biti.

Prekretnica je nastupila onda kad je glavni programer projekta postao moj sin.

Za projekt je to postalo pravo ubrzanje.

Počeli smo se kretati sasvim drugim tempom.

Postalo nam je mnogo lakše razumjeti se, zajedno raspravljati o idejama, brzo donositi odluke i odmah ih provoditi u djelo.

Sve ono što je prije trajalo tjednima ili mjesecima sada se pojavljivalo znatno brže.

Upravo tada postalo je jasno:

ovaj projekt zasigurno ćemo dovesti do kraja.

I evo, nakon devet godina konačno mogu reći:

Uspjeli smo.

Danas sustav radi upravo onako kako sam nekad sanjao.

ReceptionGO nisu stvarali ni marketingaši ni programeri koji nikada nisu radili u hotelu.

Stvarao ga je čovjek koji je svaki dan živio život vlasnika pansiona.

A zatim mu se pridružio njegov sin, da to višegodišnje iskustvo pretvori u suvremeni sustav.

Danas sam se rutinom recepcije praktički prestao baviti.

Ne trčim svakom gostu.

Ne sjedim danonoćno s telefonom.

Ne brinem ako sam otišao od kuće na nekoliko dana.

Mogu mirno otići na pet, sedam ili čak deset dana.

I znam da objekt nastavlja raditi.

Ali najvrjednije nije ni to.

Najvrjednija je sloboda izbora.

Sada s gostima razgovaram onda kad to doista želim.

Kad imam vremena.

Kad sam dobre volje.

A svatko tko radi u ugostiteljstvu poznaje takve situacije.

Stojiš na krovu i saniraš curenje.

Ili popravljaš vodovod.

Ili završavaš čišćenje.

I upravo u tom trenutku zazvoni telefon.

Novi potencijalni klijent.

I shvaćaš da mu sada uopće ne možeš posvetiti pažnju.

Ponekad ne odgovoriš.

Ponekad odgovoriš umornim glasom.

Ponekad razdraženo.

Iako gost za to uopće nije kriv.

I ja sam prošao kroz to.

Upravo zato shvatio sam da automatizacija nije samo ušteda vremena.

Ona je i o kvaliteti komunikacije s ljudima.

Kad rutina nestane, ostaje snage za doista važne stvari.

Za rad s cijenama.

Za razvoj posla.

Za marketing.

Za poboljšanje usluge.

Za obitelj.

I za razgovor s gostima, koji opet počinje donositi zadovoljstvo.

Danas se popunjenost našeg objekta praktički cijelu godinu drži na razini od oko 90 %.

Ali pritom se umaram znatno manje nego prije.

Ne zato što je posla postalo manje.

Nego zato što većinu ponavljajućeg posla sada obavlja sustav.

Upravo to želim podijeliti s drugim vlasnicima objekata.

Savršeno razumijem kroz što prolazite.

Jer sam to i sam proživio.

Znam što znači usred sezone nemati nijedan slobodan dan.

Znam što znači buditi se i usnuti s telefonom u rukama.

Znam što znači neprestano nekamo trčati i bojati se da ćeš propustiti sljedeći poziv ili poruku.

Upravo zato odlučio sam stvoriti ne samo još jedan program.

Želio sam stvoriti alat koji će vlasnicima objekata dati ono što je nekad tako nedostajalo meni samome.

Slobodu.

Slobodu raspolaganja vlastitim vremenom.

Slobodu mirnog odlaska s obitelji.

Slobodu bavljenja razvojem posla, a ne beskrajnom rutinom.

Slobodu dočekivanja gostiju onda kad to doista želiš, a ne zato što se bez tebe sve zaustavlja.

ReceptionGO se nije pojavio zato što je netko odlučio napisati još jedan program za hotele.

Pojavio se zato što je jedan vlasnik pansiona jako želio vratiti sebi vrijeme, slobodu i zadovoljstvo vlastitim poslom.

I ako moja priča pomogne barem nekolicini kolega da prestanu živjeti u režimu stalnog stresa, onda tih devet godina nije bilo uzalud.