Nove anni verso la libertà. La storia della nascita di ReceptionGO.

Nove anni fa io e mia moglie abbiamo aperto il nostro piccolo hotel. Facevamo tutto da soli. Era un vero progetto di famiglia.

Oggi abbiamo tre appartamenti, sei camere con docce e cucina in comune e anche un piccolo ostello. Contemporaneamente possiamo ospitare circa 40 persone.

Quando avevamo appena iniziato, mi sembrava che la cosa più difficile fosse fare una buona ristrutturazione, comprare i mobili, trovare i primi ospiti. Ma molto presto ho capito che il più difficile comincia dopo.

Ogni giornata era fatta di centinaia di piccoli compiti.

Rispondere ai messaggi su Booking.com, Airbnb, Expedia e sugli altri canali di prenotazione.

Controllare le nuove prenotazioni.

Aggiornare i prezzi.

Registrare gli ospiti.

Accogliere chi arriva.

Verificare il pagamento.

Consegnare le chiavi.

Rispondere a decine di domande identiche.

Passare continuamente da un programma all’altro.

Ho provato, probabilmente, tutto quello che era disponibile.

In quegli anni ho cambiato circa cinque channel manager.

Ho usato diversi sistemi di registrazione degli ospiti in Slovenia.

Collegavo nuovi servizi.

Qualcosa aiutava davvero. Qualcosa faceva risparmiare tempo. Ma nessun sistema risolveva il problema nel suo insieme.

Ne veniva fuori che un programma si occupava delle prenotazioni, un altro della registrazione, un terzo dei pagamenti, un quarto delle serrature. E io dovevo comunque passare continuamente dall’uno all’altro e collegare a mano tutto questo processo.

La cosa più interessante è che la mia prima «automazione» era di aspetto molto semplice.

Prima di ogni arrivo stampavo un foglio con il cognome dell’ospite, ci mettevo dentro la chiave e appendevo la busta trasparente alla porta della reception.

Di buste ce n’erano tante quanti erano gli arrivi previsti.

Questo ci permetteva, dopo le pulizie, di andare almeno ogni tanto al mare o in montagna con la famiglia, senza aspettare ogni singolo ospite.

Adesso sembra ridicolo.

Ma allora era proprio quella la nostra automazione.

Ed è stato proprio allora che ho capito una cosa semplice.

Qualsiasi processo che si possa automatizzare deve essere automatizzato.

Non perché la persona non serva.

Ma perché la persona deve occuparsi di ciò che richiede davvero una persona.

Ho iniziato a disegnare schemi.

Annotavo idee.

Le rifacevo ancora e ancora.

Guardavo come funzionano altri sistemi.

Capivo che cosa mancava loro.

E a poco a poco sono arrivato all’idea che non serve l’ennesimo programma.

Serve un sistema unico, capace di farsi carico praticamente di tutto il lavoro della reception.

Che l’ospite completi la registrazione da solo già prima dell’arrivo.

Scansioni da sé i documenti.

Riceva le istruzioni.

Paghi il soggiorno.

Riceva il codice della porta.

Faccia domande e riceva risposte.

E il proprietario della struttura intervenga solo quando è davvero necessario.

È così che a poco a poco è nata l’idea di ReceptionGO.

Ma tra l’idea e il prodotto finito sono passati lunghi nove anni.

In quel periodo ho cambiato completamente l’architettura del sistema diverse volte.

Ho cambiato sviluppatori.

A volte sembrava che ricominciassimo quasi da zero.

Alcune soluzioni, nelle quali erano stati investiti moltissimi sforzi e moltissimo tempo, andavano riscritte completamente.

Comparivano nuovi obblighi dello Stato.

Cambiavano le API.

Comparivano nuove idee.

E insieme a loro cambiava di nuovo l’architettura del sistema.

Non è stato semplice.

Ma ogni volta diventavamo un po’ più vicini a come il sistema doveva essere davvero.

Il punto di svolta è arrivato quando lo sviluppatore principale del progetto è diventato mio figlio.

Per il progetto questo è stato un vero postbruciatore.

Abbiamo iniziato a muoverci a ritmi completamente diversi.

È diventato molto più facile capirci, discutere insieme le idee, prendere decisioni in fretta e realizzarle subito.

Tutto ciò che prima richiedeva settimane o mesi ora nasceva molto più velocemente.

È stato allora che è diventato chiaro:

questo progetto lo porteremo sicuramente fino in fondo.

Ed ecco che dopo nove anni posso finalmente dire:

Ce l’abbiamo fatta.

Oggi il sistema funziona esattamente come un tempo sognavo.

ReceptionGO non è stato creato né da esperti di marketing né da programmatori che non hanno mai lavorato in un hotel.

Lo ha creato una persona che ogni giorno viveva la vita del proprietario di una guesthouse.

E poi si è unito a lui suo figlio, per trasformare questa esperienza pluriennale in un sistema moderno.

Oggi ho praticamente smesso di occuparmi della routine della reception.

Non corro incontro a ogni ospite.

Non sto con il telefono ventiquattro ore su ventiquattro.

Non mi preoccupo se sono partito di casa per qualche giorno.

Posso partire tranquillamente per cinque, sette o persino dieci giorni.

E so che la struttura continua a funzionare.

Ma la cosa più preziosa non è nemmeno questa.

La cosa più preziosa è la libertà di scelta.

Adesso parlo con gli ospiti quando lo desidero davvero.

Quando ho tempo.

Quando sono di buon umore.

E in fondo chiunque lavori in una struttura ricettiva conosce situazioni del genere.

Sei sul tetto a sistemare un’infiltrazione.

Oppure ripari l’impianto idraulico.

Oppure stai finendo le pulizie.

Ed è proprio in quel momento che squilla il telefono.

Un nuovo potenziale cliente.

E capisci che adesso non riesci proprio a dedicargli attenzione.

A volte non rispondi.

A volte rispondi con voce stanca.

A volte spazientito.

Anche se l’ospite non ne ha assolutamente colpa.

Ci sono passato anch’io.

Proprio per questo ho capito che l’automazione non riguarda solo il risparmio di tempo.

Riguarda anche la qualità della comunicazione con le persone.

Quando la routine scompare, restano le forze per le cose davvero importanti.

Per il lavoro sui prezzi.

Per lo sviluppo dell’attività.

Per il marketing.

Per il miglioramento del servizio.

Per la famiglia.

E per il rapporto con gli ospiti, che torna a dare piacere.

Oggi l’occupazione della nostra guesthouse si mantiene intorno al 90% praticamente tutto l’anno.

Ma allo stesso tempo mi stanco molto meno di prima.

Non perché il lavoro sia diminuito.

Ma perché la maggior parte del lavoro ripetitivo ora la svolge il sistema.

È proprio questo che voglio condividere con altri proprietari di strutture.

Capisco benissimo quello che state passando.

Perché l’ho vissuto io stesso.

So che cosa significa non avere un solo giorno libero in piena stagione.

So che cosa significa svegliarsi e addormentarsi con il telefono in mano.

So che cosa significa correre in continuazione da qualche parte e avere paura di perdere l’ennesima chiamata o l’ennesimo messaggio.

Proprio per questo ho deciso di creare non semplicemente l’ennesimo programma.

Volevo creare uno strumento che desse ai proprietari di strutture ciò che un tempo è mancato tanto a me stesso.

La libertà.

La libertà di disporre del proprio tempo.

La libertà di partire tranquillamente con la famiglia.

La libertà di occuparsi dello sviluppo dell’attività, e non di una routine infinita.

La libertà di accogliere gli ospiti quando lo vuoi davvero, e non perché senza di te tutto si ferma.

ReceptionGO non è nato perché qualcuno ha deciso di scrivere l’ennesimo programma per hotel.

È nato perché il proprietario di una guesthouse desiderava tanto riavere il proprio tempo, la propria libertà e il piacere del proprio lavoro.

E se la mia storia aiuterà anche solo qualche collega a smettere di vivere in uno stato di stress costante, allora questi nove anni non sono stati spesi invano.