Domov · Blog · Računi in davčna blagajna

Knjigovodstvo za sobodajalce: kaj potrebuje računovodja in izvoz v Minimax in Vasco

Dmitrij Sitki · glavni razvijalec ReceptionGO
Objavljeno 23. septembra 2026 · 4 min branja

Informativni članek, ni pravni ali davčni nasvet. Za svoj primer preverite pri pristojnem organu ali računovodji.

Računovodja od sobodajalca mesečno potrebuje izdane račune (podjetjem posamično, z davčno številko), dnevni iztržek za goste fizične osebe po načinu plačila, predplačila in končne račune, račune platform za provizije in evidenco turistične takse. Minimax uvaža temeljnice iz XML, Vasco pa datoteko v skupni strukturi VOD.

Imate več objektov? Pokažemo vam v 15 minutah. →

Za računovodjo je sobodajalec pogosto zahtevna stranka: veliko majhnih računov, predplačila, turistična taksa, ki ni prihodek, in provizije tujih platform z DDV. Če mu vsak mesec pošljete kup PDF-jev, bo ure zaračunal vam. Tukaj je, kaj potrebuje, v kakšni obliki in kako ga prenesete v Minimax ali Vasco brez prepisovanja.

Kaj mesečno potrebuje računovodja

Izdani računi ali dnevni iztržek?

Računovodje za gostinstvo delijo prihodke v dve skupini:

• Računi davčnim zavezancem (podjetje, s.p.) — vsak posebej, z davčno oziroma identifikacijsko številko za DDV, ker se knjižijo na kupca.
• Računi fizičnim osebam — kot dnevni iztržek: en dokument na dan, z zneski po stopnjah DDV in po načinu plačila.

Če izvažate samo eno od obeh skupin, del prihodkov manjka. Pri izvozu zato vedno preverite, da so zajeti vsi računi obdobja.

Minimax

Minimax omogoča uvoz temeljnic izdanih računov in dnevnega iztržka iz datoteke XML po lastni shemi (miniMAXUvozKnjigovodstvo). Postopek in primer sta v pomoči Minimax (»Priprava datoteke XML za uvoz temeljnic izdanih računov in dnevnega iztržka«). V praksi:

1. izvozite datoteko iz programa za račune za izbrano obdobje,
2. v Minimaxu jo uvozite med temeljnice,
3. pregledate predogled in potrdite.

Stopnje DDV morajo biti označene tako, kot jih pričakuje Minimax (splošna, znižana, oproščeno, neobdavčeno), sicer se uvoz ustavi. Pri uvozu z drugimi programi zato najprej poskusite z enim mesecem.

Vasco

Vasco (tako kot Opal in Datalab) uvaža knjižbe v skupni strukturi VOD (datoteka vodprenos.xml) prek Knjiženje → Ostali prenosi knjižb. Ena sama datoteka lahko vsebuje oboje: posamezne račune podjetjem in dnevne iztržke. Javne specifikacije formata ni; računovodje ga dobijo od Vasca, zato pred prvim uvozom pri računovodji preverite, kateri profil uvoza uporablja — uvoz je pogosto nastavljen na točno določen program izvora.

Dve pasti pri avansih in taksi

1. Končni račun z odštetimi avansi. DDV je bil obračunan že na računih za predplačilo. Končni račun ga le poračuna; knjiži se samo morebitna razlika. Več o tem v članku račun za predplačilo.
2. Turistična taksa na istem računu. Na računu jo lahko prikažete, v knjigah pa ni prihodek — računovodji jo sporočite ločeno.

Kako izbrati računovodjo za sobodajalca

• Ima izkušnje s sobodajalci in normiranci — pozna prispevke za postranski poklic in pragove normiranih odhodkov.
• Pozna obrnjeno davčno obveznost pri provizijah Booking.com in Airbnb in mesečne obračune DDV, ki iz nje sledijo.
• Sprejme uvoz iz vašega programa (Minimax, Vasco ali drug) — ne le PDF-jev.
• Cena je jasna: po številu dokumentov ali pavšal na mesec.

Pogoste napake

1. Samo PDF-ji po e-pošti. Računovodja jih prepiše — in zaračuna.
2. Pozabljeni računi platform. Brez njih DDV po obrnjeni obveznosti ni obračunan.
3. Taksa kot prihodek. Poveča davčno osnovo brez razloga.
4. Končni račun knjižen v celoti. Dvojni DDV.
5. Mešani izvoz. Računi podjetjem v dnevnem iztržku, brez davčne številke.