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GoBD, Rechnung und Registrierkasse: was ein kleines Haus wirklich braucht und was eine TSE ist

Elena Sitki · Betrieb im Gästehaus GreenSLO und Öffentlichkeitsarbeit für ReceptionGO
Veröffentlicht am 2. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Informativer Artikel, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall prüfen Sie die Satzung Ihrer Gemeinde, das zuständige Amt oder Ihre Steuerberatung.

Die GoBD verlangen nachvollziehbare, unveränderbare Belege. Buchungsbelege bleiben acht Jahre, Jahresabschlüsse zehn. Eine TSE braucht die elektronische Registrierkasse, nicht jedes Programm, das Rechnungen schreibt. Wer bar über ein Kassensystem kassiert, braucht die TSE. Wer nur auf Rechnung per Karte oder Überweisung arbeitet, in der Regel nicht.

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„Brauchen wir jetzt eine Kasse?“ ist in kleinen Häusern die Frage, an der Angebote für TSE-Clouds andocken. Die ehrliche Antwort trennt drei Dinge: die Ordnung der Belege, die Rechnung an den Gast und die elektronische Kasse für das Bargeld. Nur das dritte braucht eine TSE.

Hände: ein Gast hält eine Karte an ein kleines Terminal auf dem Tresen, der Beleg ringelt sich, der Aufdruck unlesbar

Was die GoBD von Ihnen wollen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form verlangen Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und eine unveränderbare Ablage. Für eine Pension heißt das praktisch:

Jede Rechnung hat eine fortlaufende Nummer. Lücken erklären Sie, Sie vergeben keine Nummer ein zweites Mal.
Eine falsche Rechnung wird per Gutschrift storniert, nicht durch Löschen der Datei.
Übernachtung, Frühstück und die örtliche Abgabe sind einzeln erkennbar. Die Sätze stehen unter Umsatzsteuer.
Der Beleg bleibt so erhalten, wie er ausgestellt wurde. Ein nachträglich überschriebenes PDF ist kein Beleg.

Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf, Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege gilt für Fristen, die nach dem 31. Dezember 2024 zu laufen begonnen haben. Die E-Rechnung legen Sie im strukturierten Format ab.

TSE: nur die elektronische Kasse

§ 146a der Abgabenordnung verpflichtet elektronische Aufzeichnungssysteme auf eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die Kassensicherungsverordnung zählt dazu elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ausdrücklich keine solchen Systeme sind unter anderem elektronische Buchhaltungsprogramme. Eine Hotelsoftware, die Rechnungen schreibt und Zahlungen eines Kartendienstleisters verbucht, ist damit nicht automatisch eine Registrierkasse.

Anders die Kasse, mit der Sie das Frühstück, die Bar oder den Hofladen bar und elektronisch erfassen. Die braucht die TSE, den Beleg für den Gast und die Mitteilung an das Finanzamt. Wer die Mitteilung beim Kauf der Kasse versäumt hat, holt sie nach. Eine Kasse ohne TSE im Betrieb ist der teure Fall, nicht die fehlende Verfahrensdokumentation auf Seite drei.

Ein Gerät, zwei WeltenLassen Sie die Frühstückskasse und die Gästerechnung nicht in derselben Excel-Datei verschwinden. Die Kasse hat ihre TSE und ihren Tagesabschluss. Die Rechnung an den Gast hat ihre Nummer und ihr Archiv. Wer beides in einer Liste führt, hat am Ende keines von beiden ordnungsgemäß.

Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse zehn. Die Verkürzung von zehn auf acht gilt für Fristen, die nach dem 31. Dezember 2024 zu laufen begonnen haben. Eine Hotelsoftware ist nicht automatisch eine Kasse.

Bar, Karte, Plattform

Zahlung	Was Sie aufheben
Überweisung	Rechnung und Kontoauszug, Zuordnung zur Buchung
Karte über einen Zahlungsdienst	Rechnung und die Abrechnungsdatei des Dienstes
Bargeld über eine elektronische Kasse	TSE-Beleg, Tagesabschluss, Meldung des Systems
Bargeld über die offene Ladenkasse	Kassenbuch und täglicher Kassensturz, ohne elektronisches System
Auszahlung von Airbnb oder Booking.com	Provisionsbeleg und die Zuordnung zur Buchung, Umsatzsteuer nach § 13b prüfen

Die Kurtaxe oder Übernachtungsteuer hat ihre eigene Anmeldung. Sie gehört nicht in den Tagesabschluss der Frühstückskasse, nur weil sie am selben Tag eingegangen ist. Die Trennung steht unter Kurtaxe und Bettensteuer.

Ein Ordner, der eine Prüfung aushält

Rechnungen lückenlos, Storno nur per Gutschrift.
Zahlungsart je Buchung erkennbar.
TSE nur dort, wo wirklich eine elektronische Kasse läuft.
Eine Verfahrensdokumentation, die zu Ihrem Haus passt, nicht zu einer Hotelkette.
E-Rechnungen von Lieferanten im Postfach, das jemand im Urlaub öffnet.

Häufige Fragen

Braucht meine Ferienwohnung eine Registrierkasse mit TSE?

Nicht allein deshalb, weil Sie übernachten lassen. Die TSE-Pflicht gilt für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Wer Rechnungen schreibt und das Geld per Überweisung oder Kartenabrechnung eines Zahlungsdienstes erhält, nutzt in der Regel ein Buchhaltungsprogramm. Die Kassensicherungsverordnung nimmt elektronische Buchhaltungsprogramme ausdrücklich aus. Sobald Sie ein elektronisches System als Kasse für Bargeld einsetzen, etwa am Frühstück oder an der Bar, brauchen Sie die TSE, die Belegausgabe und die Meldung des Systems beim Finanzamt.

Darf ich Bargeld in einem Heft notieren?

Eine offene Ladenkasse ohne jede elektronische Aufzeichnung ist weiterhin möglich, mit täglichem Kassensturz und einem Kassenbuch, das sich zur Buchführung addiert. Sobald eine Software, eine App oder eine Excel-Liste die Kasse ersetzt und wie eine Registrierkasse arbeitet, gelten die Regeln für elektronische Aufzeichnungssysteme. Die Grenze ziehen Sie nicht nach Gefühl. Wenn das Frühstück regelmäßig bar über ein Tablet läuft, ist das der Fall für die Steuerberatung, nicht für ein weiteres Tabellenblatt.

Wie lange hebe ich Rechnungen auf?

Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz zehn Jahre, § 147 Abgabenordnung. Die kürzere Frist für Buchungsbelege gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrung nach dem 31. Dezember 2024 beginnt. Elektronische Rechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie entstanden sind. Ein Ausdruck der E-Rechnung genügt nicht als einziges Exemplar. Der Meldeschein ausländischer Gäste hat eine eigene, kürzere Frist von einem Jahr, siehe Meldeschein.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Beschreibung, wie bei Ihnen Belege entstehen, geprüft, gebucht und abgelegt werden: wer die Rechnung auslöst, welches System die Nummer vergibt, wo die DATEV-Datei liegt, wer Stornos freigibt. Die GoBD erwarten sie, sobald Sie elektronisch buchen. Zwei Seiten, die zur Wirklichkeit passen, sind besser als ein Muster, das ein Hotel mit Nachtprüfung beschreibt, das Sie nicht haben.

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Quellen

Zuletzt geprüft am 21. Oktober 2026.