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Messaggi agli ospiti di affitti brevi e B&B: sette modelli dalla prenotazione alla recensione, in italiano e inglese
Sergej Sitki · fondatore di ReceptionGO e host
Pubblicato il 21 ottobre 2026 · 8 min di lettura
Con sette messaggi copri quasi ogni soggiorno: conferma, link di check-in online una settimana prima, indicazioni il giorno prima, benvenuto con il codice dopo il riconoscimento, un messaggio la mattina dopo, promemoria di check-out e ringraziamento con richiesta di recensione. Mandali dalla chat della prenotazione: resta traccia e rispetti le regole del portale.
Messaggi che partono da soli nella chat di ogni prenotazione, nella lingua dell’ospite. →
Metà dei messaggi che riceve un host sono la stessa domanda: «a che ora possiamo entrare?», «dove parcheggiamo?», «qual è la password del Wi-Fi?». Se la risposta arriva prima della domanda, l’ospite non scrive e tu non rispondi a mezzanotte. In Italia c’è un motivo in più per scrivere bene: devi raccogliere i documenti per la Questura e riconoscere gli ospiti all’arrivo, e l’ospite deve capirlo senza sentirsi sotto esame.
Quando mandare ogni messaggio
Il messaggio 2 porta il link del check-in online: perché la legge chiede quei dati è spiegato nella guida ad Alloggiati Web. Il messaggio 3 prepara la videochiamata all’arrivo, e il 4 consegna il codice solo dopo: è il flusso che regge alla circolare del Viminale confermata dal Consiglio di Stato, spiegato in self check-in e riconoscimento. Il 5 è quello che salva più recensioni: un problema raccontato il primo giorno si risolve, uno scoperto nella recensione no.
I sette modelli
1. Conferma della prenotazione (subito dopo la prenotazione)
Ciao {nome},
grazie per aver prenotato {struttura} dal {data arrivo} al {data partenza}. Ti aspettiamo!
Il check-in è dalle {ora}, il check-out entro le {ora}. Qualche giorno prima dell’arrivo ti mandiamo il link per il check-in online: bastano pochi minuti e all’arrivo non dovrai compilare nulla.
Per qualsiasi domanda rispondi pure a questo messaggio.
A presto,
{tuo nome}Hi {name},
thank you for booking {property} from {arrival date} to {departure date}. We look forward to welcoming you!
Check-in is from {time}, check-out by {time}. A few days before arrival we will send you a link to check in online: it takes a few minutes and you won’t have to fill in anything on arrival.
If you have any questions, just reply to this message.
See you soon,
{your name}2. Check-in online (5–7 giorni prima dell’arrivo)
Ciao {nome},
manca poco al tuo arrivo! Per la legge italiana dobbiamo registrare tutti gli ospiti alla Questura, quindi ti chiediamo di completare il check-in online per ogni persona del gruppo:
{link}
Ti servirà un documento d’identità valido per ogni adulto. Nello stesso passaggio puoi pagare la tassa di soggiorno ({importo} € a persona per notte, {regole esenzione}).
Grazie, ci vediamo il {data arrivo}!Hi {name},
your stay is coming up! Italian law requires us to register every guest with the police, so please complete the online check-in for each person in your group:
{link}
You will need a valid ID or passport for each adult. You can also pay the city tax in the same step ({amount} € per person per night, {exemption rules}).
Thank you, see you on {arrival date}!3. Come arrivare e orario di arrivo (il giorno prima)
Ciao {nome},
domani è il grande giorno! Ecco le indicazioni:
📍 Indirizzo: {indirizzo} — {link mappa}
🚗 Parcheggio: {dove}
🚆 Dalla stazione: {come}
🚪 Ingresso: {descrizione e foto}
A che ora pensi di arrivare? Quando sei davanti alla porta facciamo una breve videochiamata per verificare i documenti, poi ti invio il codice d’ingresso. Il mio numero: {telefono}.
Buon viaggio!Hi {name},
tomorrow is the day! Here are the directions:
📍 Address: {address} — {map link}
🚗 Parking: {where}
🚆 From the station: {how}
🚪 Entrance: {description and photo}
What time do you expect to arrive? When you are at the door we will have a short video call to check your IDs, then I will send you the door code. My number: {phone}.
Have a good trip!4. Benvenuto e codice (all’arrivo, dopo il riconoscimento)
Benvenuti, {nome}!
Il vostro codice d’ingresso è {codice}: vale fino alle {ora} del {data partenza}.
📶 Wi-Fi: {rete} / {password}
🗑️ Raccolta differenziata: {istruzioni}
🔇 Silenzio dalle {ora} alle {ora}, per rispetto dei vicini
Per qualsiasi cosa scrivetemi qui. Buona permanenza!Welcome, {name}!
Your door code is {code}: it works until {time} on {departure date}.
📶 Wi-Fi: {network} / {password}
🗑️ Waste sorting: {instructions}
🔇 Quiet hours from {time} to {time}, out of respect for the neighbours
If you need anything, just message me here. Enjoy your stay!5. Va tutto bene? (la mattina dopo l’arrivo)
Buongiorno {nome}!
Com’è andata la prima notte? Se manca qualcosa o qualcosa non funziona, scriveteci: lo sistemiamo subito.
Se cercate un posto per cena, i nostri preferiti sono {consigli}.Good morning {name}!
How was your first night? If anything is missing or not working, let me know and we will fix it right away.
If you are looking for a place for dinner, our favourites are {tips}.6. Promemoria check-out (la sera prima della partenza)
Ciao {nome},
domani il check-out è entro le {ora}. Prima di uscire:
• lascia le chiavi/il telecomando {dove}
• butta i rifiuti negli appositi bidoni {dove}
• chiudi finestre e porta
Non serve fare altro: il codice si disattiva da solo. Se ti serve un orario diverso, chiedimelo: vedo se è possibile.Hi {name},
tomorrow check-out is by {time}. Before you leave:
• leave the keys/remote {where}
• take the rubbish to the bins {where}
• close the windows and the door
Nothing else to do: the code deactivates automatically. If you need a different time, just ask and I will see what I can do.7. Grazie e recensione (dopo la partenza)
Grazie per essere stati da noi, {nome}!
Speriamo che {città} vi sia piaciuta. Se avete un minuto, una recensione ci aiuta moltissimo: e se qualcosa non era perfetto, scrivetecelo pure qui, lo sistemiamo per i prossimi ospiti.
A presto!Thank you for staying with us, {name}!
We hope you enjoyed {city}. If you have a minute, a review helps us a lot — and if anything wasn’t perfect, tell us here so we can fix it for the next guests.
Hope to see you again!Su Airbnb non inserire nei saluti il link al tuo sito o recapiti esterni: le regole della piattaforma lo limitano. Con Booking.com e le prenotazioni dirette puoi ricordare il tuo sito; come costruire un canale diretto è in prenotazioni dirette senza commissioni.
Cinque risposte per gli imprevisti
| Situazione | Messaggio |
|---|---|
| L’ospite non fa il check-in online | «Ciao {nome}, mancano ancora i dati di {numero} persone. Per legge dobbiamo registrare tutti alla Questura: bastano cinque minuti qui {link}». |
| Guasto | «Mi dispiace per {guasto}. Il tecnico passa {ora}; nel frattempo {soluzione provvisoria}. Ti aggiorno appena è sistemato». |
| Rumore segnalato dai vicini | «Ciao {nome}, ci segnalano rumore dall’appartamento. Ti ricordo che dalle {ora} c’è il silenzio per i vicini, come nelle regole della casa. Grazie della comprensione». |
| Arrivo in tarda serata | «Nessun problema: scrivimi quando sei a mezz’ora di distanza, facciamo la videochiamata davanti alla porta e ti mando subito il codice». |
| Danni dopo la partenza | «Ciao {nome}, controllando l’appartamento abbiamo trovato {danno} (ti allego le foto). La riparazione costa {importo}, come da preventivo allegato. Come preferisci procedere?» |
Cosa non scrivere mai
- Richieste di dati della carta via chat o WhatsApp: è esattamente lo schema delle truffe di questi mesi. Vedi truffe e phishing su Booking.
- Il codice della porta prima del riconoscimento, “così è più comodo”.
- Sconti in cambio di recensioni: vietati per legge dal 7 aprile 2026. Le regole nuove in recensioni su Booking e Airbnb.
Domande frequenti
Meglio il tu o il lei con gli ospiti?
Negli affitti brevi il tu è ormai la norma ed è più caldo. Con ospiti più anziani, clienti aziendali o in una struttura di fascia alta il lei funziona meglio. L’importante è non mescolarli nella stessa conversazione.
Perché scrivere della Questura nel messaggio?
Perché è la ragione per cui chiedi i documenti, e l’ospite straniero non lo sa. Una riga che spiega l’obbligo di legge riduce molto le domande e i rifiuti di mandare il documento.
Posso mandare il link di check-in su WhatsApp?
Sì, se l’ospite ti ha dato il numero, ma mandalo anche nella chat della prenotazione: resta traccia sul portale e non dipendi da un numero sbagliato. Visto il phishing di questi mesi, presentalo sempre come link della struttura, mai come “verifica della carta”.
Quando chiedere la recensione?
Nel messaggio di ringraziamento, il giorno della partenza o quello dopo. Non offrire mai sconti o regali in cambio: dal 7 aprile 2026 in Italia è vietato per legge, oltre che dalle regole dei portali.
In che lingue scrivere?
Almeno italiano e inglese. Se ricevi molti tedeschi, francesi o olandesi, traduci almeno il messaggio sull’arrivo: è quello che evita più telefonate.
Programma i messaggi una volta sola
Conferma, link di check-in, indicazioni e saluti partono da soli nella chat di Booking.com o Airbnb, e l’assistente IA risponde alle domande di sempre a qualsiasi ora. 30 giorni gratis.
Inizia gratisFonti
- Ministero dell’Interno — circolare del 18 novembre 2024 sull’identificazione degli ospiti
- Polizia di Stato — Alloggiati Web
- Booking.com Partner Hub — Comunicare con gli ospiti
- Airbnb — Centro assistenza host
Normativa verificata l’ultima volta il 16 ottobre 2026.